Assistant(e) de direction f/h

Contexte du projet

La SGP recherche un(e) assitant(e) de direction !

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine, où les collaborateurs et collaboratrices experts de leurs domaines pilotent et coordonnent avec fierté les projets de transport de demain : le Grand Paris Express et les projets de Services Express Régionaux Métropolitains.

Rattaché(e) à la Directrice des Ressources Humaines, l’Assistant(e) de Direction et Ressources Humaines assiste la Directrice dans le bon déroulement de son quotidien, ainsi que les équipes de la DRH, afin d’assurer le bon fonctionnement interne de la Direction des Ressources Humaines.

Ses fonctions l'amènent à connaître parfaitement chaque direction de la Société des grands projets et tous les rouages qui assurent son fonctionnement.


Vos missions

Vous contribuez à la réalisation des missions suivantes :

ASSISTANCE DE DIRECTION :

- Gère l’agenda de la Directrice des Ressources Humaines

- Accueille physiquement les rendez-vous

- Prépare et organise la logistique des différents événements et rendez-vous de la Directrice des Ressources Humaines

- Assure en amont la préparation et le suivi des dossiers selon le planning et les rendez-vous (documentations, supports de communication, etc.)

- Suit les parapheurs et assure les signatures dans les délais

- Réceptionne le courrier (postal) et alerte la DRH en cas d’actions à mener

- Gère les notes de frais

COORDINATION & COMMUNICATION :

- Co-construit avec la DRH et les responsables de pôles, le calendrier annuel de communication et d’animation de la Direction des Ressources Humaines, veille à l’anticipation et la préparation de la logistique, ainsi qu’à la préparation des supports de communication par et avec les équipes pour validation de la DRH

- Planifie, en coordination avec les responsables de pôles et leurs équipes, les réunions nécessaires à la bonne activité de la Direction des Ressources Humaines, et en assure la logistique :

- Ateliers avec les managers et/ou avec les collaboratrices et collaborateurs, Webinaires, etc.

- Cycle de management : Revues de personnel, Cross-calibrations, etc.

- Agenda social avec les élus : Commissions et Négociations, en missionnant également le prestataire formalisant les PV

- Prépare – avec la DRH et les équipes – et organise la logistique des différents événements internes à la Direction des Ressources Humaines (réunions d’équipes, événements, séminaires, etc.)

- En relation permanente avec tous les pôles composant la DRH, elle/il a un rôle d’écoute et de relais auprès de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de la DRH

- Participe à la bonne intégration des nouveaux arrivants(e)s au sein de la DRH, anticipe et met sous contrôle notamment l’ensemble des aspects logistiques

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE :

- Assure un rôle de support des gestionnaires de marchés de la DRH pour le suivi de leurs marchés et de la bonne exécution de la chaîne de dépenses

- Assure de bout en bout la gestion administrative et financière liée aux salarié(e)s mis à disposition (MAD), en lien avec le pôle Administration du personnel & Paie, les RRH si besoin, et la Direction financière

Cette activité pourrait être élargie à d’autres périmètres

PILOTAGE & SUIVI :

- Met en œuvre et/ou consolide les différents reporting et KPI nécessaires au bon pilotage des activités et la feuille de route de la Direction des Ressources Humaines

- Est responsable de la bonne organisation documentaire de la Direction des Ressources Humaines et du respect des règles RGPD d’accès aux documents, travaille en collaboration avec la/le Chargé(e) de projet SIRH sur ce sujet (arborescence des répertoires de travail, outils collaboratifs les mieux adaptés, etc.)


Votre profil

De formation Bac à Bac +2/3, vous avez une expérience minimum de 5 à 10 ans en tant qu’assistante de direction ou assistante RH.

Expérience ou forte appétence en communication ainsi que dans les métiers des Ressources Humaines est appréciée.

De plus, vous remplissez les critères suivants en terme de compétences techniques :

- Très bonne capacité à gérer un agenda très complexe

- Très bonne maîtrise de la bureautique : pack office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

- Capacités rédactionnelles

- Capacités d’analyse et de synthèse

- Capacité à travailler en mode projet

- Connaissances basiques des métiers des RH

- Maîtrise de l’organisation d’événements

- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

- Dynamisme

- Esprit d’initiative

- Grande discrétion et sens de la confidentialité

- Organisation et rigueur

- Très bonne aisance relationnelle

Enfin, vous êtes motivé(e) par le projet du Grand Paris Express, vous comprenez la nécessité du travail en équipe, au sein de votre unité comme entre directions, et saisissez l’importance de vos missions pour la réussite du Grand Paris Express.
Vous êtes rigoureux(se) et exigeant(e) dans la conduite des missions qui vous sont confiées, rejoignez-nous, vous répondez parfaitement à nos valeurs : exigence, responsabilité, ensemble !