Assistante administrative

Assure la liaison et la communication de l'ensemble du secteur.
S'occupe de la gestion administrative des chantiers et dépannage dans le logiciel informatique "SUIVI".
Réceptionne, traite les appels téléphoniques et les prend en compte et les transmets par mail à la personne concernée
Enregistre l'ensemble des dépenses inhérentes à chaque chantier dans le logiciel "SUIVI" (classement numériques) et procède ensuite au classement papier
Procède à la vérification des dossiers avant clôture.
Vérifie la complétude des offres de prix / devis
Transmet après enregistrement informatique les factures fournisseurs au service comptabilité.
Procède à la frappe des devis, mémoires et tous courriers inhérents à son secteur.
Procède au dépôt des mémoires sur CHORUS
Procède à la planification des interventions de dépannage par délégation du chargé d'affaires.
Procède à l'enregistrement des feuilles des compagnons pour l'établissement de l'état de préparation de paie et des heures des intérimaires.
Procède à la déclaration des DC4 sous-traitant et en assure le suivi avec les différentes personnes
Procède à la réalisation des Situations et DGD et en assure le suivi avec les différentes personnes
Procède à la réalisation des Attestation Qualibat et en assure le suivi avec les différentes personnes
… cette liste peut être complétée en fonction des besoins

A un rôle de conseiller auprès des autres opérateurs.
Veille à la bonne application du système qualité sécurité et environnement, signale les anomalies et précise les améliorations possibles.
Identifie et réalise les fiches d'anomalies, fait remonter les plaintes environnementales le cas échéant.
Expérience : connaissance du métier.
Age : 30-40 ans
Communication, négociation.
Rigueur, sens des priorités, respect des engagements clients.
Organisation, classement
Bonne connaissance des outils informatiques
Savoir être