Vos missions en quelques mots Contexte Vous assistez un(e) élu(e) sur l’ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d’assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d’entrée de l’élu(e) pour les services de la Ville de Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs. Votre rôle consistera à : • Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier ; apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) ; recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ; • Gérer l’agenda de l’élu(e) ; organiser les réunions et préparer les dossiers ; réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations ; • Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes ; effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’élu(e) ; • Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse ; • Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses ; • Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation. • Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi) • Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports). • Possibilité de télétravail Profil recherché Nous avons hâte de vous connaître ! Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire. Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales. Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez de bonnes capacités d’adaptation. Vous maîtrisez les outils bureautiques, informatiques et les applications métier. Organisé(e) et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour esprit d’équipe et votre sens de la discrétion. Rejoignez-nous !
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