Vos missions en quelques mots La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF. Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut étudiant s’articulent autour de 6 piliers principaux : · Organisation des plannings · Gestion des enseignants · Gestion des examens et des notes · Suivi administratif des étudiants · Pilotage des stages et des projets école · Communication et coordination Organisation des plannings · Mettre à jour les modifications de planning · Saisir les plannings dans le système d’information · Contacter les responsables d’électifs pour compléter les informations Gestion des enseignants · Assurer le suivi des heures d’enseignement · Déclarer les heures enseignants · Valider les heures effectuées Suivi des étudiants · Suivre et saisir les justificatifs d’absence · Assurer le suivi global des étudiants · Communication avec les responsables de promotion Examens et notes · Assurer le suivi des examens : · relance des sujets, relance et collecte des notes, saisie des notes · Gérer les rattrapages : inscription des étudiants en défaillance et suivi des reliquats des années précédentes Bilan pédagogique et matrices · Assurer le suivi des notes en fin de semestre · Organiser les bilans avec les enseignants · Mettre à jour : les barres d’UE et la matrice pédagogique Organisation du parcours S8 : Stages 2A / ISMIN, Projets école et Électifs Organiser : la présentation des stages et le recensement des vœux étudiants, Envoyer les informations : Présentation des électifs et Choix stage / projet école. Projet Ecole : Recenser les projets école et Mettre à jour la liste des électifs Stages : Collecter les fiches d’évaluation et les notes, Saisir les notes dans le système d’information, Gérer les conventions de stage (édition et suivi) et Mettre à jour et diffuser la procédure stages. Electifs : Préparation des plannings avec chaque responsable, Mise à jour des listes de diffusion, Saisie des plannings dans système d’information Communication et coordination Envoyer les mails aux étudiants et enseignants, transmettre les informations à l’assistante de scolarité, coordonner avec les différents interlocuteurs : enseignants, responsables pédagogiques, gestionnaires (notamment 1A et 2A) Événementiel, Gérer les devis (ex : 8H CHRONO), Demande de devis et informations nécessaires pour établir une demande de commande. Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité. Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne. Profil recherché Candidatez dès maintenant ! Date limite de candidature : jeudi 20 juin 2026 Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE : https://institutminestelecom.recruitee.com/o/une-assistante-administrative-ou-un-assistant-administratif-direction-des-formations-remplacement-cdd-4-mois-et-demi Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures. Informations complémentaires : Conditions de recrutement : · CDD de droit public d’une durée de 4.5 mois · Profil non cadre · Prise de fonction souhaitée : mercredi 19 août 2026 · Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom · Temps complet Poste basé à Gardanne (13), sur le campus Aix-Marseille-Provence Les entretiens des candidats pré sélectionnés se tiendront : mardi 30 juin 2026. * Fourchette de rémunération proposée : de 23 358 à 36 500 € bruts/annuels selon profil. * La rémunération est fixée selon le profil du candidat (métier, âge, filière d’emploi, durée de garantie salariale), en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom. Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap. Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles. Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative. Les candidats dont le dossier de candidature sera retenu seront reçus en entretien le mardi 30 juin 2026 en présentiel à Gardanne. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Secrétariat, bureautique Localisation Localisation : 880 Rte de Mimet, 13120 Gardanne, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
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