Secrétaire (h/f)

Le titulaire du poste (h/f) exerce son activité au Pôle Educatif Pédagogique et de Soins Spécialisés, La Busine. Le PEP2S La Busine accueille et accompagne, en accueil de jour (semi-internat/externat), en internat ou en service externalisé 84 enfants, adolescents, jeunes adultes, originaires du territoire de santé de Dieppe ou frontaliers sur le département de la Somme, dans le cadre d'une notification d'orientation de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). L'établissement a pour vocation à intervenir dans le champ du médico-social, il est spécialisé dans l'accompagnement des enfants, adolescents, jeunes adultes en situation de handicap (déficience intellectuelle, handicap psychique, handicap cognitif, troubles du comportement, trouble neuro-développemental). Il dispose de l'agrément en dispositif, tout handicap et peut proposer toute modalité d'accompagnement, à temps complet, partiel ou séquentiel.

Sous l'autorité de l'assistant de direction (h/f), le titulaire du poste (h/f) aura pour principales missions :

1/ Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées conformément aux procédures internes en la matière :
Préparer les documents nécessaires à la procédure d'admission
Créer le dossier de la personne accompagnée sur le logiciel et sous format papier
Récolter les informations administratives liées à la personne accompagnée et sa famille (adresse numéro de téléphone, école .)
Assurer la mise à jour régulière des données dans les dossiers
Assurer la gestion des prises en charge avec la CPAM
Assurer l'archivage conformément aux procédures en la matière.
Elaborer les conventions de stages pour les jeunes accueillis dans des établissements professionnels en appui du chargé d'insertion et des éducateurs spécialisés
Elaborer les conventions avec les professionnels en libéral

2/ Gérer les transports des personnes accompagnées
Créer, tenir à jour et ajuster les tournées en lien avec les chauffeurs internes et les transporteurs extérieurs (ambulances)
Planifier les rendez-vous thérapeutiques avec les professionnels en libéral

3/ Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique
Assurer la tenue du standard
Assurer l'accueil physique
Gérer le courrier et les mails de la boîte mail générale
Avertir les différents professionnels de l'arrivée des visiteurs
Assurer la bonne tenue de l'accueil

4/ Assurer la gestion de la communication et de l'information auprès des interlocuteurs internes et extérieurs
Assurer le rôle de relais en orientant les informations et les demandes vers les professionnels concernés et/ou les familles
Traiter l'information
Gérer le planning de réservation des salles de réunion
Gérer la réservation des véhicules de l'établissement

5/ Être le garant du respect des procédures administratives internes et proposer des améliorations/évolutions en la matière
Assurer la remontée des indicateurs vers l'équipe de direction
Participer à la réflexion sur l'amélioration des procédures internes

6/ Assurer les commandes de fournitures administratives
Gérer les stocks de fournitures administratives
Recenser les besoins auprès des professionnels
Effectuer les commandes auprès du fournisseur

7/ Appuyer les membres de l'équipe des services généraux
Être en appui à l'équipe des services généraux pour le suivi et la planification d'intervention en interne ou avec des prestataires extérieurs
Relayer les éventuels besoins recensés