Référence CSP: MINT_BA035PNC-113991
Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
Placé auprès de la cheffe du SDSO et de son adjointe, vous contribuez au bon fonctionnement du service en assurant la gestion du secrétariat du service. Dans ce cadre, vos principales missions sont les suivantes:
- assurer l’accueil téléphonique du SDSO
- gérer les agendas et les calendriers annuels (instances, réunions de service, réservation de salles…)
- gérer la boite électronique de courrier fonctionnelle du SDSO
- assurer la gestion du courrier entrant et sortant du SDSO (dont distribution courrier et parapheurs)
- assurer l’assistance administrative à la cheffe du SDSO, de son adjointe et des chefs de bureaux notamment pour la préparation des réunions et instances pilotées par le service (invitation, montage de dossiers, des diaporamas, rédactions des compte-rendus)
- appuyer les bureaux en assurant la tenue de tableaux de suivi dans les domaines d’intervention du SDSO (ex: suivi des cartes korrigo) ainsi que sur des sujets transversaux au service (ex: tableau de suivi des formations des agents du SDSO).
- assurer le recensement du besoin et la distribution des fournitures de bureaux du SDSO
- préparer l’accueil des nouveaux arrivants et les accompagner à leur arrivée dans la prise en main des outils, des modalités de fonctionnement, des démarches à effectuer…
- assurer la diffusion d’information auprès des agents du SDSO ainsi que les notes de service du SDSO auprès des services de la DIPN.
Au titre de la polyvalence, l’assistant(e)-secrétaire peut être amené(e) à renforcer la section liaison et soutien pour la gestion du courrier de la DIPN 35.
Votre environnement professionnel:
Activités du service :
Le SDSO apporte son soutien à l’ensemble des services de la DIPN 35 dans les domaines suivants: ressources humaines, finances, logistique et immobilier.
Le secrétariat du service est un lieu d’accueil pour les agents du service mais également pour agents de la DIPN 35.
Composition et effectifs du service :
5 A, 12 B, 37 C, 6 CEA, 1 contractuel.
Liaisons hiérarchiques :
Cheffe SDSO
Adjointe à la cheffe du SDSO
chefs de bureaux
Liaisons fonctionnelles :
secrétariat des services de la DIPN 35
secrétariat de direction
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