RESPONSABILITÉS :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil. Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.
A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe :
Assurer l'accueil téléphonique des clients :
• Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
• Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
• Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius
• Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier
• Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
Assurer l'accueil physique des clients :
• Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.
• Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius
• Mettre à jour les données du client
Caisse du CHUVAC
• Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures
• Encaisser
• Contrôler la caisse
Tâches connexes incluses :
Gestion administrative des dossiers clients
• Gérer les convention funéraires
• Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques
• Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente
• Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau
Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin
• Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.
• Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs :
• Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
• Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
• Rédaction de courriels.
• Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)
• Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande
• Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.
• Connaissance du vocabulaire médical
Savoir-être :
• Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
• Sens de la confidentialité des informations.
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place
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