Assister la directrice administrative et la directrice administrative adjointe de CY TECH sur la gestion des dossiers.
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique.
Participer au bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de l’école.
Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et de ressources humaines de l’école magistrale et doctorale, et de l’école d’ingénieurs.
Conseiller et informer la direction, être le relai des personnels et des partenaires extérieurs auprès de la direction.
Participer au pilotage stratégique de ses activités sur ses différents sites (Cergy, Saint-Germain, Pau).
Organiser l'agenda de la directrice administrative et de la directrice administrative adjointe, déplacements et événements.
Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
Assurer et rédiger des documents professionnels (comptes rendus, rapports, procédures).
Collaborer à la démarche qualité et au suivi des procédures en lien avec la chargée d’amélioration continue.
Alimenter et réaliser des tableaux de bord.
Elaborer des indicateurs et tableaux de bords en lien avec la responsable qualité.
Prendre en charge des aspects logistiques.
S'assurer du respect des procédures dans le domaine administratif.
Être l'interlocutrice privilégiée des différents partenaires, services internes et externes et autres institutionnels.
Prendre en charge les dossiers confiés par la direction générale, appels à projets...
Mettre en œuvre les procédures liées à l'organisation de CY TECH.
Organiser les conseils.
Collecter, organiser et gérer les informations sensibles et confidentielles, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données à la demande de la direction.
Contribuer à la communication institutionnelle et à l’image de marque de l’école.
Veiller à la qualité des relations extérieures.
Participer aux réunions de pilotage de préparation des audits CTI et appui transversal aux acteurs internes impliqués dans la démarche.
Soutenir les équipes dans la centralisation et la structuration des données nécessaires à l’autoévaluation.
Participer à l'organisation de la visite des experts à la demande de la coordinatrice des affaires générales.
Assurer l’archivage et la traçabilité des documents pour faciliter les démarches futures.
Participer à des groupes de travail éventuellement.
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