Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

MISSIONS PRINCIPALES

1. GESTION ADMINISTRATIVE DES APPELS D’OFFRES (AO)

* Préparer et mettre en forme les dossiers administratifs (DC1, DC2, AE, attestations RGE, assurances, etc.) avec l’appui de la direction opérationnelle.
* Déposer les dossiers d’appels d’offres publics sur les plateformes dédiées.
* Assurer le suivi administratif des AO en cours.

2. SUIVI DE LA “VIE” ADMINISTRATIVE DES DOCUMENTS

* Suivre, mettre à jour et renouveler les documents réglementaires et administratifs (certifications RGE, Kbis, assurances, attestations fiscales et sociales, etc.).
* Garantir la conformité et la disponibilité de ces documents pour les besoins internes et externes (clients, maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage, MOE, MOA…).

3. GESTION DE LA FACTURATION CLIENTS

* Déposer les factures clients sur les plateformes dédiées (Chorus, portails clients).
* Mettre à jour les paiements et suivre la logique comptable.
* Relancer les clients pour le règlement des factures en attente.
* Être l’interlocutrice privilégiée du factor (organisme de financement), sous supervision de la direction opérationnelle.

4. GESTION DE LA FACTURATION FOURNISSEURS

* Réceptionner et enregistrer les factures fournisseurs.
* Effectuer les mises à jour nécessaires dans le logiciel comptable.
* Suivre les échéances et signaler les anomalies éventuelles.

5. SUIVI ADMINISTRATIF TRANSVERSAL

* Gérer l’adresse e-mail de contact de l’entreprise en lien avec la direction opérationnelle.
* Classer et archiver les documents administratifs et comptables.
* Assurer un reporting régulier à la direction opérationnelle sur l’avancement des dossiers.