Pourcentage de temps de travail : 100% Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service Définition du poste : L'adjoint administratif gère pour son secteur l'ensemble des commandes de la réception du besoin jusqu'à la liquidation : Saisie des commandes, réception informatique pour certains achats, liquidation des factures, gestion des litiges (problèmes liés à la commande, la réception, la facturation) avec les fournisseurs et les services utilisateurs, participation à la clôture comptable. Il assure également un accueil téléphonique, du classement et de l'archivage. Identification du poste Titre de la fonction : Secrétaire et Gestionnaire comptable/achat services économiques Famille : Comptabilité Corps : Personnel administratif Grade : Adjoint administratif Direction d'affectation : Direction des services économiques, des travaux et de la logistique Service d'affectation : Services économiques Missions principales : Secrétariat : Accueil des personnes Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Gestion des stocks de produits, de matériels dans son domaine (fournitures de bureau) Prise de notes, frappe, mise en forme et diffusion de documents (notes d'informations et de service pour les services de la Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique, compte-rendu de réunions) Prise de rendez-vous/gestion de l'agenda du Directeur des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique Gestionnaire comptable et achats : Orientation et traitement des demandes des services (bons intranet, recensement des besoins, demandes de devis, recherche de fournisseurs) Elaboration de bons de commande ; Saisie des engagements annuels Réception (informatique) des fournitures et prestations Contrôle et liquidation des factures Règlement des litiges, relances fournisseurs Création et suivi des fiches d'immobilisations (entrées, transferts d'UF (Unités Fonctionnelles), sorties) Mise en place de tableaux de suivi des dépenses Gestion des pièces marché dans le logiciel de Gestion Economique et Financière et rédaction et suivi des conventions Missions complémentaires : Gestion du mobilier (suivi du stock, cessions/dons/mise au rebut) Gestion des sinistres en lien avec les assurances ___________________________________________________________________ Relations fonctionnelles : Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique Ensemble de directions de l'établissement Professionnels des services de soins Fournisseurs et transporteurs _________________________________________________________________________ Savoir-faire : Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Suivre, analyser et optimiser les processus dans son domaine de compétence Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité Travailler en équipe/en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers comptables (commande, réception, liquidation) Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Adapter et optimiser le planning de rendez-vous, de visites du Directeur du service Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Rédiger et mettre en forme des notes et des documents relatifs à son domaine de compétence Savoir-être Sens de l'organisation et de l'initiative Rigueur Goût du contact (tant avec les services utilisateurs que les fournisseurs) Qualifications Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie : Word, Excel, Outlook Des notions en comptabilité et achat public seront appréciées Formations Obligatoires : Sécurité incendie Etudes préparant au métier et diplôme(s) Diplôme ou formation spécialisée dans le domaine comptable (CAP BEP ou bac professionnel) Correspondances statutaires éventuelles : Adjoint administratif CAT C Risques professionnels : Exposition prolongée à un écran recrutement@ch-claudel.fr
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