Gestionnaire administratif et financier f/h

Gestionnaire Administratif et Financier F/H


Gestionnaire Administratif et Financier F/H

À propos de nous

Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

À propos de nous

Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

Rattachée au Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité, la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS) est en charge des politiques de prévention des risques, de sûreté et de sécurité de l’université ; elle assure également la coordination de la Formation Spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail de l’établissement.

La DPS comprend 15 agents et est organisée en 3 pôles : Pôle Prévention, Pôle Sécurité Incendie, Secours, Sûreté et le Pôle Sécurité Défense (FSD). Son budget annuel est de 1,26 M€.

Mission

Au sein de la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS), le/la gestionnaire administrative et financière exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la prévention et de la sécurité, recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle apporte un soutien administratif dans l’exécution et le suivi du budget de la direction.

Activités Détaillées Du Poste


* Assurer l’accueil physique, téléphonique, numérique (dps@univ-tlse3.fr) et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
* Suivre les demandes reçues et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier externe et interne (y compris via les parapheurs)
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, projets de commande, attestations de service fait…), les reproduire, les diffuser et les classer
* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DPS
* Saisir et mettre à jour les données des logiciels et bases numériques dédiés à la gestion administrative, financière et RH de la DPS (planning DPS, Ohris, ESTEVE, répertoire « gestion DPS » sous Amboise, BALF, pages intranet via KSUP, autorisations de conduite,…)
* Réaliser les opérations de gestion courante en relation avec les domaines des pôles prévention sécurité et sécurité incendie secours et sureté (mise à jour des bases de données et suivi des analyses d’eau, du suivi des assistants de prévention, des documents uniques d’évaluation des risques professionnels, du registre SST, des PV d’évacuation, des commissions de sécurité, des Sauveteurs Secouristes du Travail, des équipiers de 1ère intervention, etc…
* Participer aux opérations de logistique de la direction, assister les personnels et les équipes (organisation réunions/rdv, déplacements, repas de service, actions de formation, équipement des postes de travail et petites fournitures, édition et suivi des tickets GPL, de tickets GUN, des commandes de fournitures, accompagnement à la prise en main des postes de travail et des outils/applications communes de l’université…)
* Classer et archiver les documents techniques et administratifs, y compris en format numérique.

Profil

Connaissances

* Environnement et réseaux professionnels
* Techniques d’élaboration de documents
* Techniques d’accueil téléphonique et physique
* Culture internet
* Techniques de communication.

Savoir Faire Technique

* Accueillir et prendre des messages
* Accueillir les populations concernées
* Enregistrer et classer les documents
* Rédiger des rapports ou des documents
* Savoir rendre compte
* Travailler en équipe
* Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
* Utiliser les outils bureautiques.

Savoirs Comportementaux

* Sens de l’organisation
* Réactivité
* Sens relationnel.

Diplômes requis : formation en secrétariat / gestion administrative

Expérience souhaitée : une 1ère expérience professionnelle acquise ou 3 à 5 ans dans un poste similaire

Informations Complémentaires

* Catégorie du poste : C
* Corps de recrutement : ATRF
* Quotité de travail : 100%
* Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
* Poste ouvert aux titulaires et contractuels
* Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
* Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

Rémunération

* Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
* Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

Localisation Géographique

Université de Toulouse (ex Université Toulouse III – Paul Sabatier), Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité / Direction Prévention et Sécurité – Forum Louis Lareng –118 route de Narbonne à Toulouse

Avantages

* 3 options de temps travail
* 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
* Subvention restauration collective
* Chèques vacances
* Activités sportives et culturelles
* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
* Crèche.

Référence de l'offre : 6jjrgyseol


responsable de location de matériel BTP (H/F) TOULOUSE


Analyste Financier Fournisseur et Base de Données H/F


CDI - Gestionnaire Administratif et financier H/F


Assist. de Direction aéronautique (h/f) - ADECCO


Gestionnaire budgétaire et financier Grands Projets F-H ( 163)


Gestionnaire Pilotage Financier en Apprentissage H/F


Executive Assistant / Corporate Administrator


Consultant(e) Reporting Financier en Alternance H/F


Assistant(e) Finance en Apprentissage H/F


Assistant de direction/Assistante de direction


Gestionnaire Contrôle de Gestion en Contrat d’Apprentissage H/F


Consultant(e) Reporting Financier en Contrat d’Apprentissage H/F


: Assistant(e) Commercial(e) et Administratif(H/F)


Assistant.e administratif.ve de pôle – Résidence étudiante


Conseiller(e) Contrôle de Gestion en Apprentissage H/F

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