Secrétaire administrative et financement de formation (h/f)

Au sein d'un centre formation pour adultes, vous occuperez un poste administratif polyvalent.
Assurer la gestion administrative complète du centre de formation, avec une expertise
particulière dans le montage, le suivi et l'optimisation des dossiers de financement,
ainsi que le traitement des démarches réglementaires liées à l'activité (permis à points,
ANTS, Préfecture).
3. Missions principales
3.1 Gestion des dossiers de financement
- Constitution, suivi et relance des dossiers auprès de :
o France Travail
o OPCO Mobilités et autres OPCO
o Transitions Pro
o AGEFICE
o
- Vérification de la conformité des pièces administratives
- Suivi des accords de prise en charge
- Gestion des conventions, devis, factures et attestations
- Optimisation des montages financiers (multi-financements, reste à charge)
3.2 Gestion administrative formation
- Création et suivi des dossiers stagiaires
- Établissement des documents obligatoires :
o conventions de formation
o contrats de professionnalisation
o feuilles d'émargement
o attestations de fin de formation
- Suivi des heures et planning des formations
- Archivage et traçabilité (exigences Qualiopi)
3.3 Gestion administrative réglementaire
- Traitement des démarches liées à :
o ANTS (permis de conduire, inscriptions)
o Préfecture (agréments, déclarations, suivi dossiers)
- Gestion des stages permis à points :
o inscriptions
o convocations
o télétransmission des données
- Interface avec les organismes publics et partenaires
3.4 Accueil et relation client
- Accueil physique et téléphonique
- Information sur les formations et financements
- Accompagnement des candidats dans leurs démarches administratives
4. Compétences requises
Techniques
- Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle
- Connaissance des plateformes administratives (France Travail, OPCO, etc.)
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Gestion documentaire rigoureuse
Organisationnelles
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Rigueur administrative élevée
- Respect des délais et des procédures
Relationnelles
- Aisance téléphonique
- Capacité d'explication (dossiers complexes)
- Sens du service client