Assistant.e administratif.ve (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail
• Localisation : Nantes
Polytech Nantes, école d'ingénieurs, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s réparti.e.s en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d'un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.
Missions
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'organisation de TOEIC, d'emploi du temps, d'outils numériques de Nantes (Madoc, Cursus, Gesnotes, Uncloud, etc.)
• Saisir et mettre à jour des données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département LSH
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des élèves, enseignant.e.s et vacataires
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, classer et archiver des documents
Activités principales
• Gestion des TOEIC : interface avec l'organisme, réception des liasses de copies, gestion administrative, gestion événementiel, gestion des surveillants.
• Gestion des Emploi du temps LSH : interface avec les départements, avec les enseignants, prise d'information des calendriers événementiels.
• Suivi des enseignant.e.s : inscriptions administratives, interface avec les enseignant.e.s (renseignements, salles, équipements, polycopiés... )
• Activités de Jurys : suivi des notes, préparations des jurys, suivi des rattrapages, interface avec les assistant.e.s
• Support à la direction LSH : relations SN, transfert d'information, participation aux réunions. Prévoir 2 à 3 déplacements en voiture de mission à Nantes par mois
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-administratif-ve-polytech

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation et/ou qualification : Bac à bac + 2
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste.
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).