Secrétaire du maire, du dgs et administration du ccas

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative rémunération statutaire + rifseep Descriptif de l'emploi La Ville de Moulins-lès-Metz, 58 agents, recherche un(e) secrétaire du Maire, du DGS et administration du CCAS Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, l’agent exercera les principales missions suivantes :

1)Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
-Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ;
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
-Organiser les déplacements, les réunions, les rendez-vous du Maire et du DGS ;
-Établir une relation de confiance avec le Maire et le DGS ;

-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
-Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ;
-Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

-Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
-Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails ;

-Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services
-Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS, transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ;
-Assurer la prise en charge, le suivi et la réponse effective aux doléances des usagers ;
-Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ;
-Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ;

-Organisation et planification des réunions et de rendez-vous
-Planification de réunions / rendez-vous : courrier d’invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences, relances, réservation de salles,…
-Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne tenue de la réunion / rendez-vous ;
-Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d’une trame de compte-rendu ou de synthèse des échanges.

-Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau, Commissions)
-Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services municipaux ;
-Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Commissions thématiques…) : courrier, mail, invitation Outlook,
-Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal (délibérations, présentation, PV,…)
-Diffusion des comptes-rendus, PV…

-Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales
-Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l’organisation de la manifestation ;
-Prise en charge de l’élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales (protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ;
-Suivi et mise à jour d’un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations, entreprises, partenaires, prestataires, …) ;
-Suivi des inscriptions / participations aux événements ;
-
2)Activités liées au volet Centre Communal d’Action Sociale :
a) Administration générale du CCAS (instances, budget, actions, archivages, délibérations…) :

-Prise en charge et traitement de l’ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites…)
-Gestion des réponses aux doléances ;
-En lien avec la Direction des Finances, participation à l’élaboration du Budget et suivi de son exécution ;
-Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS (Conseil d’Administration, Commission d’Etude des Demandes d’Aide) : invitations, définition de l’ordre du jour en lien avec le Président, élaborations des documents préparatoires et projets de délibérations, prises de notes, élaboration du procès-verbal, …
-Archivage matériel et informatique des actes, dossiers de toute nature.

b) Accueil physique et téléphonique du public :
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
-Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails.

c) Prise en charge et traitement des demandes d’aide de toute nature (urgence, ponctuelle / alimentaire, logement…) :
-Accueille, informe, oriente et accompagne le public en situation de précarité ;
-Réalise des accompagnements budgétaires ;
-En lien avec les services sociaux du Conseil Départemental de la Moselle (Assistantes sociales, travailleurs sociaux, Pôle Autonomie, UDAF, AIEM,…), instruit des demandes d’aides ;
-Réalise des documents administratifs et des enquêtes sociales (scolarisation à domicile, domiciliation, mesure de protection, signalement, expulsions domiciliaires, regroupements familiaux, titre de séjour, etc) ;
-Instruit des dossiers d’aide sociale légale, des obligations alimentaires et constitution des demandes d’ASPA ;
-Organise et participe aux actions de prévention des risques saisonniers (plan grand froid / plan canicule) ;
-Met à jour le registre nominatif des seniors isolés sur la commune et assure un contact téléphonique régulier avec ce public
-Établi, selon les besoins du CCAS les différents bilans d’activités et tableaux de bord ;

d) Mise en œuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées :
-Planification, organisation et mise en œuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées notamment :
-Janvier : vœux du Maire aux personnes âgées de la Commune (Home de Préville / Domitys) ;
-Mars : Fête de la Reconnaissance ;
-Novembre / décembre : Colis de Noël aux personnes de plus de 70 ans.

e) Développement de l’expertise et de son réseau professionnel :
-Participation à tout réseau local, départemental ou national en matière d’action sociale (Groupe Action Sociale de l’Eurométropole de METZ, UNCCAS / UDCCAS, Département de la Moselle,…) ;
-Suivi des évolutions réglementaires nationales et des enjeux associés en matière d’action sociale
-Partage d’expérience avec les Communes voisines ;
-Information et conseil aux élus membres du Conseil d’Administration.

Toute activité nécessaire au bon fonctionnement de la collectivité et du service public municipal.

Risques/expositions :
Travail sur écran
Réunion possible en soirée
Déplacement possible sur le territoire municipal et métropolitain Profils recherchés Savoir faire :
-Planifier, anticiper, programmer, organiser et gérer des actions et un plan de charge
-Savoir distinguer les actions relevant des deux missions du poste
-Coordination interservices

Savoir être :
-Discrétion professionnelle ;
-Être à l’écoute des autres, savoir prendre du recul, avoir une capacité d’analyse, de diagnostic et d’aide à la décision ;
-Avoir un esprit de synthèse ;
-Favoriser la synergie, être coopératif, avoir une capacité d’adaptation, faire preuve de pédagogie ;
-Être rigoureux dans l’organisation et l’exécution du travail, être consciencieux ;
-Avoir un sens aigu du service public.
-Être professionnel face à l’ensemble des situations rencontrées.
-Être attentif, observateur et avoir l’esprit d’initiative.

Savoirs généraux :
-Capacité de synthèse : orale et écrite ;
-Maîtrise des écrits administratifs de toute nature : mail, notes, délibérations, … ;
-Maitrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint).
-Savoir accueillir, écouter, accompagner ou orienter les familles notamment en situation de précarité.
-Savoir prendre des initiatives, gérer son temps et respecter les consignes.
-Savoir rédiger des observations et mettre à jour régulièrement ses connaissances notamment dans le domaine de la Loi sur l’Aide et de l’Action Sociale
-Avoir des qualités relationnelles, humaines et une communication adaptée et réfléchie, diplomate et tolérante.
-Être force de proposition.

Expérience réussie dans un poste similaire en collectivité territoriale ;
Connaissance des outils Word, Excel, Power Point et Outlook ;
Poste à temps complet

Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.