MISSIONS GENERALES
* Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
* Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…).
Missions permanentes :
* Accueil physique et téléphonique.
* Préparation des dossiers de la journée du lendemain.
* Organiser les réunions, séminaires, visites, conférences, évènements …
* Prendre des notes, frapper et mettre en forme des documents.
* Prendre des notes et rédaction de procès-verbaux, compte-rendu.
* Prendre des rendez-vous / gestion de l’agenda des Directeurs.
* Recevoir et traiter des appels téléphoniques et messages électroniques.
* Reproduire et diffuser des documents, des dossiers.
* Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
* Rédiger des courriers réponse / courrier type.
* Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs en veillant à l’application de la charte graphique du CHIV.
* Classer et archiver les dossiers et la documentation.
* Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service.
* Préparer les ordres du jour et convocations de la CSMIRT et réunions d’encadrement.
* Participer à la gestion des plannings de congés des cadres paramédicaux.
* Gérer la liste de garde de week-end et jours fériés des cadres de santé.
* En cas de besoin, préparer les ordres du jour et convocation des instances recherche.
MISSIONS SPECIFIQUES
* Remplacement du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines.
* Assurer la gestion des demandes de stages (AP, Brancardiers, ASSP, IADE, IBODE, Sage-femme, Kinésithérapeutes, Manipulateurs radio, AMP, Puéricultrice, Educateur de jeunes enfants, Techniciens de laboratoire, Diététiciennes, Entretien mémoire de fin d’année IDE).
* Participer à la gestion du support des fermetures des lits et salles à chaque période de vacances.
* Tout dossier ad hoc susceptible de se rattacher à l’une des deux directions dont l’agent assure le secrétariat.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.