Assistante administrative - h/f

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.


Sous l'autorité de la Responsable de Mission, le titulaire du poste aura pour mission d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Il accompagnera la demande au plan administratif et assurera l'accompagnement administratif des agents de la mission.

1. Accueil physique et téléphonique:

* Accueillir le public

* Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande

* Orienter vers les Missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs -Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation

* Planifier les temps de permanence ou autre rendez-vous avec les travailleurs sociaux

2. Identification et accompagnement des demandes sociales:

* Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer

* Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours

* Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat

3. Gestion administrative des dispositifs :

* Assurer les différents accueils du public (physique, téléphonique, numérique...)

* Réaliser une première analyse de la demande permettant d'orienter l'usager, de faire le lien avec le travailleur social

* Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances

* Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire

* Gérer administrativement les réponses à élus

* Mettre à jour les différents tableaux de bord.

* Assurer la suppléance des autres assistantes administratives de la mission en cas d'absence

4.Accompagnement administratif des équipes et du service :

* Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités

* Tenir à jour le classement des dossiers

* Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité.

* Participer aux instances et groupes de travail.

5. Gestion logistique :

* Gérer la logistique et les fournitures

* Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social et/ou de l'Adjointe au Responsable.

Relations Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la Collectivité. Relations Externes : avec l'ensemble des partenaires


Diplôme requis :

Baccalauréat

Connaissances et qualités rédactionnelles :

* Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc)

* Maîtrise des outils téléphoniques

* Maîtrise des outils de bureautique (WORD, EXCEL, X PARAPH)

* Connaissance du logiciel métier SOLIS

* Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée Savoir-faire

* Techniques de communication

* Techniques d'écoute active

* Techniques de régulation des conflits

* Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendu

Aptitudes et qualités requises :

* Courtoisie

* Facilité d'écoute et de communication

* Sens du travail en équipe

* Discrétion professionnelle

* Sens de l'organisation et rigueur

* Capacité d'adaptation et d'autonomie