Chargé / chargée d'accueil et d'information (h/f)

- Accueil physique et téléphonique et radio VHF des usagers des ports
- Accueillir les usagers et les visiteurs avec amabilité
- Prendre les messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Consulter les messages téléphoniques quotidiennement ainsi que les mails et les traiter
- Appliquer les règles de communication
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
- Enregistrer les arrivées et départs des navires
- Traiter les demandes de réservation ainsi que les réclamations de premier niveau
- Travailler en coordination avec les agents portuaires et leur apporter si nécessaire une assistance pour le
pointage des navires
- Signaler aux services concernés toute anomalie et/ou intervention à prévoir
- Rendre compte à son responsable de ses activités
2 - Renseignement et orientation des usagers des ports
- Informer les usagers sur les services, les redevances ainsi que le règlement du port
-Apporter une assistance aux agents portuaires (pointage, relevé des index, .....)
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service
- Indiquer les branchements liés au contrat (fluides eau et électricité)
3 - Gestion et affichage d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage au sein de la capitainerie et sur
l'ensemble des panneaux d'affichage des ports
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations
- Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil (rangement, nettoyage, tri.)
- Participer et aider aux actions d'animation du port.
4 - Traitement des dossiers et saisie de documents
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger et traiter tout type de documents administratifs (courriers, conventions, etc .)
- Assurer la gestion, le traitement et le suivi des contrats d'appontement
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- Photocopier, numériser et assembler des documents
- Alimenter tout type de tableaux de bord de suivi (fréquentation, emplacements, contrats, etc.)