Assistante administrative h/f

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

Dans le cadre de la mise en conformité de la Direction Territoriale 976 avec les exigences administratives, assurantielles et juridiques, le poste vise à contribuer à la mise à jour des bases de données bénévoles et à assurer un appui administratif quotidien à l'équipe salariée Renfort 976, sous la supervision hiérarchique de la Responsable post-urgence Chido.

MISE EN CONFORMITÉ

Dans un contexte de restructuration et de sécurisation des activités, le poste contribue à la mise en conformité de la Direction Territoriale 976, en lien avec les exigences réglementaires et institutionnelles. Une attention particulière sera portée à l'identification et à la régularisation des non-conformités administratives, ainsi qu'à la gestion des risques assurantiels (véhicules, locaux, activités bénévoles, etc.), dans un objectif de sécurisation globale des dispositifs opérationnels et supports. MISSIONS PRINCIPALES

1. Gestion administrative et secrétariat courant (45 % du temps)
- Gérer les courriels entrants et assurer leur distribution
- Accueillir et filtrer les appels téléphoniques
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Classer, indexer et archiver les documents
- Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier
- Rédiger des courriers à partir de notes
- Gérer les commandes de fournitures et assurer leur réception
- Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et procès-verbaux
- Suivre la validation et l'archivage des PV de réunions
- Contribuer à l'organisation logistique des événements bénévoles (journées de cohésion, réunions)
- Mettre à jour le site internet de la Délégation territoriale et fournir du contenu bénévole Réseaux sociaux à la Responsable Communication de la DIR TERR

2. Accueil physique des publics (10 % du temps)
- Accueillir les bénévoles et visiteurs
- Orienter les personnes vers les bons interlocuteurs

3. Suivi administratif des activités (25 % du temps)
- Constituer des dossiers administratifs pour les partenaires institutionnels (préfecture, département, appels à projets, etc.)
- Mettre à jour des tableaux de bord
- Assurer la saisie et le suivi des activités bénévoles sur Pegass
- Actualiser la base de données bénévoles sur Gaïa

4. Gestion administrative des dispositifs de secours(10 % du temps)

5. Suivi administratif des formations (10 % du temps)