Responsable secrétariat du maire

Neuilly-Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l’Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village.

A 15 minutes du centre de Paris en RER A, et desservie par l’A86, Neuilly-Plaisance offre aux Nocéennes et Nocéens tous les avantages de vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maitrisé.

Le confort de vie et l’art de vivre ne se sauraient se concevoir sans des services publics de qualité et sans un riche tissu sportif et culturel.


La commune recherche :


RESPONSABLE - ASSISTANT DE DIRECTION AU SECRETARIAT DE MONSIEUR LE MAIRE H/F


Le responsable du secrétariat du Maire apporte une aide permanente aux demandes de Monsieur le Maire en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.


MISSIONS DU POSTE


* Vous êtes garant de l’image du Maire, non seulement auprès des administrés mais également auprès des élus et des services municipaux
* Accueil physique et téléphonique et prise de rendez-vous, notamment dans le cadre des permanences de Monsieur le Maire
* Relations ponctuelles régulières avec les services municipaux, notamment les directeurs et secrétariat des directions
* Suivi des dossiers en cours, des projets et activités de la direction
* Gestion des fichiers du service
* Réception, ouverture, scan et enregistrement du courrier, des courriels et des dossiers envoyés en Mairie sur logiciel de gestion du courrier (Post-Office) pour diffusion et suivi auprès des services concernés
* Organisation et planification de réunions
* Rédaction et envoi quotidien au Cabinet des Rendez-vous du Maire
* Gestion du courrier, de l’agenda et des déplacements du Maire en lien avec son Cabinet
* Distribution et suivi des notes du Maire aux chefs de service municipaux
* Rédaction de notes, courriers et comptes-rendus


Les compétences sont hiérarchisées par le chef de service en deux niveaux :

* Indispensables (I)
* Souhaitables (S)

Fort(e) d’une grande polyvalence et d’une expérience minimum de 4 ans à un poste similaire, vous travaillez au sein du Secrétariat du Maire.


* Titulaire d’un BTS assistant(e) de direction (S)
* Disponibilité, adaptabilité, ponctualité, réactivité et polyvalence (I)
* Discrétion et loyauté (I)
* Grande rigueur et sens de l’organisation (I)
* Maîtrise des logiciels de bureautique, et plus particulièrement d’un logiciel d’enregistrement
* et du traitement des courriers entrants, (I)
* Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles (I)
* Grande adaptabilité et aptitude à gérer les priorités et le stress (I)
* Aptitude au travail en équipe (I)
* Souriante, aimable
* Pratique de la négociation (S) et diplomatie (I)
* Capacité à anticiper (S)
* Connaissances de l’environnement territorial (S)

CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE


* Travail sur ordinateur
* Horaires par roulement sur une plage horaire de 08h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00 (l’assistante commençant à 08h30 le matin termine sa journée à 17h15, celle arrivant à 09h15 termine sa journée à 18h00)
* Disponibilité horaire suivant les pics d’activité
* Très grande disponibilité vis-à-vis de Monsieur le Maire
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Avantages collectifs au travail :

* Prime annuelle
* Amicale du personnel
* Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
* 12 ARTT
* Activités proposées pendant la pause méridienne (cours de fitness, de pilates, de tennis et de chant)
* Participation à une mutuelle labellisée à hauteur de 30€ par mois
* Participation à un contrat individuel facultatif de prévoyance Territoria Mutuelle à raison de 15€ par mois
* Repas au restaurant communal à 3.05€