Rattaché(e) au responsable de l'unité coordination de la stratégie du patrimoine, vous assurez la gestion administrative des tâches transversales à l'ensemble des pôles de l'unité ainsi que le secrétariat du responsable d'unité.
Vous avez pour principales missions :
Sur l'activité de secrétaire d'unité :
- Recevoir et orienter les communications téléphoniques de l'unité. Assurer les contacts avec les interlocuteurs internes et/ou externes. Répondre de façon avisée aux demandes d'informations.
- Assurer la gestion de l'agenda du responsable et organiser les rendez-vous internes et/ou externes nécessaires au fonctionnement de l'unité.
- Piloter la correspondance, l'orienter et rédiger la réponse si nécessaire.
- Orienter les demandes CRM, en assurer le suivi et les relances.
- Participer à la préparation de toutes les actions de communication de l'unité.
- Organiser les réunions de l'unité, (programmation, logistique, rédaction comptes rendus et diffusion).
- Apporter un appui polyvalent aux autres postes d'assistanat de l'unité afin de traiter les situations urgentes et de garantir la continuité de l'activité.
- Renseigner et exploiter OSS DMO PSP et les tableaux de bord de suivi d'activité de l'unité.
Sur l'activité la gestion administrative du pôle stratégie du patrimoine :
- Assurer le suivi administratif ainsi que le suivi des outils de contrôles du pôle.
- Mettre à jour les données patrimoniales dans la base patrimoine.
- Être en appui pour les traitements des factures.
- Assurer le suivi des diagnostics techniques spécifiques et l'élaboration des rapports.
- Assurer le suivi du recueil des documents dans Docuware.
- Accompagner la mise à jour des processus de prévention des risques techniques et d'expertise dans les domaines de l'amiante, du plomb et de la qualité de l'air.
Sur l'activité la gestion administrative du marché :
- Assurer le suivi administratif des prestataires ainsi que le suivi des outils de contrôle du pôle.
- Mettre à jour les données des marchés et des prestataires.
- Aider à la mise à jour des documents contractuels (e-attestations, qualifications amiante).
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