Assistant·e administratif·ve des services generaux h/f

Longchamp est aujourd'hui dirigée par les troisième et quatrième générations de la famille fondatrice, qui en garantissent la pérennité et la stabilité. Une attention particulière est portée au maintien et au développement de notre savoir-faire artisanal, qui est au coeur de notre identité. Nous le cultivons à travers nos ateliers-écoles de maroquinerie dont la vocation est de transmettre la passion et la connaissance aux générations futures. Notre démarche de développement durable s'appuie sur cette culture d'artisan, mais aussi sur une tradition d'innovation qui continue de s'orienter vers la recherche de procédés ou de matières premières contribuant à minimiser l'impact environnemental de nos produits.

Chez Longchamp nous pensons qu'être soi-même contribue à l'épanouissement de nos collaborateurs. Nous nous attachons à partager des choses vraies avec tous nos interlocuteurs, avec simplicité et sincérité, et de mériter ainsi la confiance que nos collaborateurs, nos fournisseurs et nos clients placent en nous.

Être Longchamp, c'est incarner à la fois l'authenticité et l'énergie de la Maison, deux valeurs indissociables qui sont notre « French paradoxe ». L'assistant.e administrati.ve des services généraux prend en charge la réalisation de missions relatives aux moyens généraux. Il/Elle assure des missions spécifiques confiées par le responsable de service, et des missions mutualisées à l'échelle de l'équipe. Il/Elle contribue activement à la continuité des activités et à la qualité de service.
Missions communes
Réaliser des opérations de reprographie et actions associées : analyser les demandes et les traiter en adoptant une posture de conseil au commanditaire sur la solution la plus adaptée au besoin, effectuer la mise sous enveloppe automatisée, déclencher les interventions de maintenance sur l'ensemble des matériels de reprographie
Suivre et traiter l'ensemble des demandes du service relatives aux moyens généraux au travers des outils informatiques mis à disposition;
Participer à la rédaction et à la gestion documentaire des référentiels, processus et procédures du service;
Encoder et distribuer les badges aux utilisateurs;
Créer et suivre la sécurisation des sites à l'aide du logiciel métier;
Gestion des fournitures et équipements des agents de proximité : distribution, gestion de stock, réapprovisionnement;
Déclencher les enlèvements des déchets recyclables en lien avec le prestataire identifié;
Suivre le registre des déchets;
Assurer l'accompagnement administratif de l'ensemble du service, dont la saisie de commandes et suivi facturation du service.

Missions spécifiques
Etablir les commandes de fournitures, gérer les stocks et inventaires
Pré-contrôler les factures et maintenir les tableaux de bord à jour pour les achats de :
Fournitures de bureau,
Mobilier et équipement des sites industriels
Produits d'hygiène et d'entretien ainsi que le suivi de la main courante avec l'entreprise de nettoyage des locaux
Equipements Individuels de Protection du service
Consommables pour le contrôle d'accès
Achats divers liés à l'intendance des salles de réunion et espaces communs

Polyvalence et continuité de service
Contribuer à la gestion de la flotte de véhicules :
Réservations des voitures, prise de rendez-vous auprès des garages, contrôle des travaux, mise à jour de l'état du parc, établissement des bons de commande, pré contrôle des factures, mise à jour des tableaux de bord.
Suivre l'abonnement télépéage et les cartes carburant (demande de création, suivi et paiement des factures) ;
Suivre les sinistres sur la flotte automobile : déclaration, travaux, prêt de véhicules.
Suivre les contrats du parc imprimantes et photocopieurs (suivi volumétrique, affectation, commande de consommables, règlement des factures).
Remplacer l'hôtesse d'accueil lors de ces absences : accueil physique et téléphonique, réception, collecte et affranchissement du courrier