Publiée le 14 juin
Mission du poste
L'IFEEC, Institut de formation et d'études des employés et cadres, organisme de formation certifié Qualiopi, recherche un(e) assistant(e) de formation confirmé(e) dans le cadre d'un CDD de 6 mois à temps plein pour accroissement temporaire d'activité.
L'institut conçoit et organise environ cinquante sessions de formation par an dans les domaines du droit social, du CSE, de la santé et sécurité au travail, du développement syndical, de la communication, de l'intelligence artificielle appliquée au travail et des enjeux économiques et sociaux.
Activités principales
Sous l'autorité de la direction, vous assurez la préparation, le suivi et la clôture administrative, logistique, qualité et financière des actions de formation, depuis l'ouverture du dossier jusqu'à son archivage.
Vous aurez notamment pour missions de :
renseigner les stagiaires, CSE, employeurs, formateurs et partenaires sur les formations proposées, les modalités d'inscription et les dispositifs de financement ;
préparer les dossiers de formation : conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires, attestations, bilans et archivage ;
fiabiliser les données dans Digiforma et assurer le suivi administratif des sessions ;
organiser la logistique des formations : salles, repas, déplacements, matériel, accueil des formateurs et anticipation des aléas ;
participer au suivi Qualiopi : traçabilité, réclamations, non-conformités, préparation des éléments utiles aux audits ;
assurer le suivi financier de premier niveau : fiches financières, facturation multi-payeurs, suivi des règlements, relances et bilans ;
alerter la direction en cas de difficulté affectant une session, un commanditaire, la facturation, la conformité qualité ou la sécurité des données.
Responsabilités et limites du poste
Le poste suppose une bonne autonomie dans le suivi courant des dossiers, avec un reporting régulier auprès de la direction. Il ne comporte pas de délégation de signature ni de pouvoir d'engagement financier. Les décisions relatives aux tarifs, aux engagements de dépenses, aux arbitrages juridiques, aux litiges ou aux décisions RH restent réservées à la direction.
Profil recherché
Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat, gestion administrative, ressources humaines ou formation, ou expérience équivalente. Une expérience de 3 à 5 ans dans la gestion administrative de la formation, notamment en organisme de formation certifié Qualiopi, serait appréciée.
La connaissance de Digiforma constitue un atout. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est attendue.
Qualités professionnelles attendues
Rigueur, organisation, fiabilité, autonomie, sens du reporting, capacité d'anticipation, esprit d'initiative, aisance relationnelle, méthode, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Un intérêt pour les enjeux du dialogue social, de la représentation du personnel, de la santé au travail et de la formation des élus sera apprécié.
Conditions d'exercice et environnement de travail
Poste basé au siège de l'IFEEC, 17 rue des Messageries, Paris 10e.
Temps plein, horaires de journée, du lundi au vendredi. L'activité comporte des périodes plus soutenues avant et après les sessions de formation, ainsi que lors des périodes de facturation, de bilan et d'audit qualité.
Le poste s'exerce dans une structure à taille humaine, avec des échanges réguliers avec la direction, les formateurs, les stagiaires, les CSE, les employeurs, les structures syndicales et les prestataires.
Déplacements ponctuels possibles selon les formations, réunions ou événements.
Télétravail ponctuel envisageable après une période d'intégration, selon l'autonomie acquise, les nécessités de service et les périodes d'activité.
Convention collective nationale des organismes de formation, IDCC 1516. Statut technicien.
Prise de poste souhaitée : 1er juillet 2026.
Profil recherché
Experience: 3 An(s)
Compétences: Organiser et piloter un programme de formation,Analyser les besoins des clients pour proposer des services adaptés,Garantir un suivi administratif
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
