Business coordinator

Christie's, maison de ventes aux enchères, leader international du marché de l'art, recherche un(e) Business Coordinator au bureau de Paris. Rôle Le/la business coordinator soutient le département de spécialité dans l’administration de ses ventes ainsi que dans le quotidien du département. Il/elle est le point d’entrée et l’interlocuteur privilégié (e) pour toute question relative à la vie du département. Sa mission s’articule autour de 3 axes : l’avant-vente / l’après-vente / le soutien au département. Rattachement hiérarchique : Head of Sale Coordination Missions principales Sur la partie Avant-Vente : - Création des comptes des vendeurs et gestion des KYC - Création, envoi et suivi des documents de vente (vendeur et apporteur d’affaire) - Tenue du document Excel de la vente et des lots en expertise - Gestion des mouvements des œuvres (arrivée, tours, expertise, restauration, etc) - Gestion des photos et des deadlines en lien avec les spécialistes et les départements support - Gestion des promesses marketing - Aide à la création du catalogue (numérotation, symboles) - Vérification des images sur nos systèmes informatiques en collaboration avec le catalogueur - Envoi des textes au département concerné - Gestion de la liste des lots à particularités en collaboration avec le département Transport - Suivi des certificats de bien culturel pour les ventes de Paris - Envoi des catalogues et des avis de vente aux vendeurs - Distribution des signatures Outlook / Lien Internet vers les Ecatalogues - Gestion des prix de réserve - Gestions des lots retirés et renvoi aux vendeurs avant-vente - Envoi informations et catalogues aux acheteurs potentiels en collaboration avec le catalogueur - Coordination avec le bureau des enchères - Gestion de la liste d'intérêt réunion d'intérêt - Gestion des demandes de termes de paiement - Création et mise à jour des avis de salle non liés au cataloguing - Revue du frais de vente avec les spécialistes - Gestion des rapports pour les ventes online Sur la partie Après-Vente : - Vérification des factures acheteurs après-vente - Gestion des offres après-vente jusqu'à leur facturation - Gestion des charges vendeurs - Suivi des lots vendus et de leur paiement après la vente - Gestions des actions après-vente pour les lots invendus - Discussion sur les BI et sur les lots held en collaboration avec les spécialistes - Suivi des documents manquants pour le paiement - Validation des relevés de règlement et envoi - Gestion des litiges après-vente avec le catalogueur, le département juridique et le business manager de la vente. Soutien au département - Edition et suivi des bons de commande et suivi des factures fournisseurs - Préparation des documents de transport - Gestion des mouvements internes - Gestion de l’inventaire du département - Gestion des nouveaux fournisseurs - Coordination des dossiers multi-site/multi-départements et suivi des résultats - Recrutement des stagiaires de départements, intégration dans l’entreprise (incluant la création des accès nécessaires) et formation en collaboration avec spécialiste - Suivi en temps réel des ventes Christie’s et de la concurrence - Enchères téléphoniques, clerc Christie’s live Profil recherché - Première expérience sur le marché de l'art, si possible en maison de ventes - Excellentes compétences en gestion de la relation clients, notamment, très bonnes capacités d'expression écrite et orale - Excellente capacité d’organisation, forte attention aux détails et au suivi des actions planifiées - Capacité à collaborer avec plusieurs départements ou sites - C apacité à garder son calme dans des situations stressantes et à résoudre les problèmes et conflits - Très bon niveau d’anglais - Maîtrise du Pack office, la connaissance du logiciel JDE est un plus