Assistant.e de cabinet de la présidence f/h - 279

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. L’établissement est également engagé dans de nombreux projets de transformations organisationnelles ou processuelles.



Le cabinet assiste la présidente et les membres de l’équipe politique dans la réalisation de l’ensemble de leurs missions, notamment en assurant le lien avec les services de l’administration placés sous la direction du Directeur Général des Services.

L’assistant.e de cabinet est placé.e sous l’autorité directe de la cheffe de cabinet.


Mission

L’assistant.e du cabinet assure :

-L’appui à la gestion courante du cabinet

-l’assistance logistique et administrative de la présidente et des son équipe



Activités :

Organiser l’activité professionnelle de la présidente et de l’équipe

Gestion des agendas et prises de rendez-vous

Planification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)

Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d’informations, constitution de dossiers)

Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l’intention de la présidente et du cabinet

Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant

Gestion du courrier entrant et sortant

Mise en forme de documents

Classement et archivage de dossiers

Suivi du circuit des parapheurs

Gestion et traitement de la messagerie



Appui à l’organisation générale du cabinet :

Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion et d’organisation facilitant le traitement de l’information interne et externe

Participation à des projets transversaux portés par la présidence

Participation à l’organisation des réceptions, cérémonies, et événements

Mise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bord

Mise à jour de l’intranet

Participation et rédaction de comptes rendus de réunions

Participation aux réunions de direction de l’équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décision


Conditions particulières :

Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu’une capacité à gérer des situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail.

Conditions générales du poste :

* Catégorie du poste : B

* Corps de recrutement : de recherche et de formation

* Quotité de travail : 100%

* Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

* Poste ouvert uniquement aux contractuels

* Durée du contrat : CDD 12 mois

* Groupe de cotation du poste : Groupe 2

* Rémunération : elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 237€.

* Localisation géographique : 118 route de Narbonne, 31400 Toulouse


Profil

CONNAISSANCES :

- Bonne connaissance des circuits de l’université et de la règlementation de base qui régit l’université

- Parfaite maitrise des tâches d’assistance de direction

- Techniques d’élaboration de documents

SAVOIRS-FAIRE

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Savoir s’exprimer oralement avec aisance

- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

- Avoir de réelles qualités rédactionnelles

- Mettre en œuvre les techniques de classement

SAVOIRS COMPORTEMENTAUX

- Qualités relationnelles

- Esprit d’équipe

- Autonomie

- Sens de l’initiative

- Sens de l’organisation

- Loyauté

- Rigueur/Fiabilité

- Disponibilité et discrétion



Diplôme BTS Support à l’action managériale souhaitée

Expérience similaire fortement recommandé.



Avantages :

* Contributions aux frais de transport en commun

* Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

* 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :

39h10 = 55 jours de congé

38h15 = 50 jours de congé

37h20 = 45 jours de congé

* Contributions à la complémentaire santé

* Subvention restauration collective

* Chèques vacances

* Service social

* Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

* Activités sportives et culturelles

* Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

* Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

* Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)

* Télétravail possible en fonction du poste

* Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université

* Possibilité d’aménagement du temps de travail

* Crèche

* Formations