L'Université de Lorraine est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche implanté sur l'ensemble du territoire lorrain. Elle rassemble de grandes composantes de formation et de recherche et accueille plus de 60 000 étudiants.
La faculté de médecine, maïeutique et métiers de la santé, située sur le campus Brabois-santé à Vandoeuvre-lès-Nancy, est l'une des plus importantes composantes de l'université avec plus de 6 000 étudiants, environ 350 enseignants-chercheurs et 130 personnels administratifs et techniques. Elle regroupe plusieurs départements et écoles internes (Hôpital Virtuel de Lorraine, école de santé publique, orthophonie, médecine générale, laboratoire d'anatomie, etc.) et développe une offre de formation initiale et continue en lien étroit avec les établissements hospitaliers et les acteurs de santé du territoire.
Au sein du service formation continue de la faculté de médecine, maïeutique et métiers de la santé, et sous l'autorité de la responsable du service, vous appuyez le volet « Appui à la formation » du programme Éducation & Territoires. Vous assurez le suivi administratif des formations continues en santé et la campagne de renouvellement des DU-DIU.
Vos missions principales :
Participer à la campagne de renouvellement des DU-DIU : mailings de lancement, prise de contact avec les responsables pédagogiques, refonte des maquettes en lien avec les équipes, saisie et mise à jour des bases de données dédiées, réception et contrôle des dossiers, détection des anomalies, préparation des dossiers pour les conseils de gestion, suivi des échéances, classement et archivage, information des équipes sur la validation et la durée des renouvellements
Assurer le secrétariat courant du service : accueil téléphonique et physique du public, gestion et mise à jour des bases de données administratives, réception et traitement du courrier, diffusion de l'information en interne et en externe, classement et archivage des documents
Gérer administrativement les stagiaires de formation continue (DU, DIU, Capacités, Masters, formations courtes) : accueil et information des stagiaires et employeurs sur l'offre de formation et les procédures d'inscription, édition et envoi des devis, participation aux montages des dossiers de financement, réception et contrôle des dossiers d'inscription, élaboration et suivi des conventions de formation (rédaction, envoi, suivi des signatures), alimentation du tableau de suivi commun avec le service financier et le pôle DU/DIU, relances pour pièces manquantes et conventions non signées, dépôt des conventions dans le logiciel GECO, transmission aux affaires juridiques, envoi aux organismes financeurs ou stagiaires
Suivre la présence des stagiaires et la facturation : contrôle mensuel des émargements et détection des anomalies, transmission des éléments nécessaires au service financier pour la facturation
Contribuer à la vie de la composante : participation aux surveillances des concours (PASS, ECOS nationaux) et aux activités et évènements de la faculté
Compétences et qualités recherchées :
Bonne connaissance de l'organisation universitaire et de son environnement (appréciée ou à acquérir rapidement)
Compréhension de la formation continue : acteurs, règlementation, tarification et modes de financement
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de messagerie et de bases de données
Capacité à organiser et planifier ses activités, à respecter les procédures et les échéances
Excellentes capacités rédactionnelles (courriers, documents administratifs, courriels) et bonne expression orale
Sens du service aux usagers, goût pour le travail en équipe et au contact du public (stagiaires, employeurs, responsables pédagogiques)
Rigueur, sens de l'organisation
Respect strict de la confidentialité des informations traitées
Contrat de 12 mois, prise de poste dès que possible.
Les candidatures sont à envoyer avant le 3 juillet.
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