Assistant.e medico-administratif.ve – consultations externes médicales et consultations externes du laboratoire

À propos de nous

Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l’Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L’ensemble des sites est doté d’équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d’exceller dans votre spécialité.

Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l’Allemagne et est desservi par l’aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d’un patrimoine culturel et gastronomique riche.

Nos avantages :
- Crèche dédiée à l’établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d’entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être

En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances

Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.


Mission

DEFINITION DU POSTE

* Horaires : coupés ou continus selon les plannings prévus et l’activité du service avec une amplitude :

Du lundi au vendredi : 7 h à 19h

Samedi : 7h 12h30

Dimanche : 7h 12h00

Jours fériés : 7h00 12h00



* Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, répartition du temps partiel en fonction de l’organisation du service, relations avec la hiérarchie, contacts avec le public, polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue, activité effectuée sur 3 sites (Trévenans, Belfort, Montbéliard)

* Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur - Niveau 2 : les responsables des secrétariats médicaux - Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales

* Relations fonctionnelles :

Dans le service : l’ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant

Dans l’établissement : médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville


ACTIVITES

Laboratoire :

Gestion des bilans biologiques des patients hospitalisés, des consultants externes et des partenaires (Chênois, Alstom, GE….) de l’étape pré-analytique à l’étape post-analytique

* Postes laboratoire Trévenans :

Enregistrement des prélèvements biologiques et bactériologiques :

Horodatage et vérification de l'adéquation tube / étiquetage / prescription.

Enregistrement dans glims

Transmission des prélèvements aux différents secteurs techniques

Gestion des non conformités et des actions curatives

Envois :

Enregistrement, suivi et rendu des résultats des bilans sous traités

Trisomie 21

Dossiers MSM de la T21 : création dossier Evoluance et glims, compléments logiciel Life Cycle, gestion des non conformités, gestion téléphonique et télécopie, rendu des résultats, suivi risques accrus et issues de grossesse

Gestion :

Gestion des Consultations externes sur RDV, gestion du téléphone, mise sous plis des résultats, vérification du codage

Qualité :

Suivi des accréditations, rédaction des fiches qualités, gestion de Kalilab.

* Consultations externes Trévenans, Belfort et Montbéliard :

Accueil physique des consultants externes, informations aux patients quant aux exigences relatives à certains examens biologiques, création du dossier administratif EVOLUANCE et du dossier biologique glims.


Consultations externes médicales Belfort et Montbéliard :

* Accueil physique des patients ayant RDV avec création du dossier EVOLUANCE

Gestion des sorties du patients (RDV, fiche de transmission…)


Profil

Diplômes ou formations

* Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social,

* Prérequis :

1. expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, …)

2. bonne connaissance du vocabulaire médical

3. bonne technicité dans l’accueil téléphonique et la communication

4. bonne technicité informatique



Savoir-faire requis

1. bonne connaissance de l’outil informatique

2. posséder une bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe)

3. connaissance des règles de confidentialité et du secret médical

4. connaissance des secrétariats médicaux

5. posséder un bon esprit d’équipe, un sens de la communication

6. posséder des qualités d’accueil

7. s’exprimer clairement (savoir formuler, reformuler)

8. discrétion, disponibilité, écoute, amabilité, respect d’autrui

9. posséder rigueur et organisation

10. filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

11. rester efficace dans les situations difficiles

12. renseigner ses interlocuteurs

13. traiter des situations conflictuelles

14. hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser

15. utiliser Internet/Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus



Obligations

* Respect du secret professionnel

* Respect des procédures en vigueur au sein de l’HNFC et du Pôle

* Tenue professionnelle adaptée