Vos missions en quelques mots 1-Pour le courrier arrivé, il effectue : - la réception et le dépouillement du courrier postal, - le suivi des courriers soumis à signature ministérielle, - l'impression des courriels ainsi que des correspondances ministérielles et courriers parlementaires arrivés via l'application AIRS, - l'impression des questions écrites arrivées via l'application REPONSE, - la procédure de saisie, d'enregistrement et de transmission dans le logiciel V3, - la distribution vers les services, après affectation, 2-Pour le courrier départ soumis à la signature du directeur général et du ministre chargé des transports, il assure : - le transfert des parapheurs, - la saisie des modifications apportées par le cabinet, - la vérification de la conformité avec la charte graphique, - l'enregistrement dans le logiciel V3 après signature ou visa du DG, - le transfert du courrier signé par le directeur général au service rédacteur pour envoi, - l'envoi des projets de réponse aux correspondances ministérielles et courriers parlementaires, à signature du ministre, via l'application AIRS ainsi que l'information en interne, par mails, en parallèle, - l'envoi des projets de réponse aux Questions Ecrites au Bureau des Cabinets ministériels via l'application REPONSE - le suivi des courriers soumis à signature ministérielle, - l'archivage du courrier départ de la direction générale. En collaboration avec les conseillers techniques du directeur général, il assure un suivi efficace des courriers signalés par le directeur général, ainsi que des questions écrites et courriers parlementaires (notamment procédures d'alerte, suivi du respect des délais, bilan des réponses en attente, relance des services le cas échéant). Il travaille pour cela en lien avec l'ensemble des directions de la DGAC ainsi qu'avec le cabinet du ministère. 3-Pour le suivi des réunions interministérielles, il assure : - Le suivi des participations de la DGAC aux RIM transférées par le pôle ministériel par l'alimentation d'un tableau de bord partagé, - la diffusion, aux personnes désignées, des documents joints aux convocations de RIM ainsi que leurs comptes rendus Il travaille en binôme étroit avec l'autre agent en poste au bureau courrier. Profil recherché Méthode et sens de l'organisation Capacité à travailler en binôme Discrétion professionnelle Connaissance des outils bureautiques (outlook, word, excel) et des logiciels spécifiques (V3, AIRS, ) Éléments de candidature Personnes à contacter pierre.hubert@aviation-civile.gouv.fr
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