Relations fonctionnelles
En interne : les Chefs de service, les autres Assistants d'encadrement, l'ensemble des professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, Responsable d'équipe de PMI, Médecin de PMI, services des directions de missions mises en oeuvre en territoire, la DTIS. En externe : Partenaires institutionnels, Partenaires sociaux et associatifs…
Missions
L'assistant d’encadrement apporte un appui permanent au Chef de service afin d'optimiser son activité, en cohérence avec les orientations départementales et des modalités de gestion à l'échelle du territoire, en terme :
1. d'organisation et d’activité de service,
2. de suivi de tableaux de bords et d’activités
3. de communication d'informations sur l le territoire,
4. de gestion administrative du personnel, et en lien avec les autres assistants d'encadrement,
5. de gestion de sous-régies en territoire.
Il participe à la gestion administrative et à la distribution des chèques d’accompagnement personnalisés de l’ASE auprès des familles.
Il contribue à l’animation territoriale et à la mise en œuvre des projets de territoire et de service.
Il prépare et suit des dossiers notamment relatifs à l’activité des professionnels et aux projets de service.
Son intervention se réalise en cohérence avec l’ensemble des assistants d’encadrement du territoire.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.
Activités principales
Conception et évaluation de procédures
Organisation et planification de réunions
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de documents techniques
Suivi de tableaux de bord
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Gestion et suivi logistique
Gestion administrative du personnel
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Baccalauréat, expérience supérieure à 2 ans
BAC, débutant accepté
Caractéristiques particulières
Forte disponibilité
Tenue d'une régie d'avance
Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance du domaine social
Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Savoir-faire
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Synthétiser des informations professionnelles
Travailler en coopération avec d'autres partenaires
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer attentif à son environnement de travail
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve d'initiatives
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