Définition du poste
L’assistant(e) assure le secrétariat du directeur et supervise la gestion administrative et matérielle de la direction. Il/elle organise et coordonne, pour le directeur, la transmission et la rédaction des informations et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction
• Gestion et planification : organiser l’agenda du directeur en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire.
• Organiser et planifier les réunions internes comme externes, en effectuer le compte-rendu.
• Transmettre les consignes du directeur aux différentes équipes concernées, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers.
• Organisation et gestion de l’information : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse.
• Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions (constitution physique des dossiers, classement, archivage)
• Prise en charge de dossiers : co rédaction et mise en forme de divers documents dans les délais impartis.
• Réceptionner puis transférer les informations diverses (équipes et pôle), assurer le suivi en veillant au respect des délais
Profil recherché
• Bac +2 dans le domaine de l’assistanat ou niveau acquis par expérience. Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine.
Compétences requises :
• Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle.
• Devoir de réserve, discrétion et confidentialité
• Gestion des priorités et respect des délais
• Adaptabilité et disponibilité
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
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