Secrétaire de pôle (h/f)

Vous êtes à la recherche d'un poste stimulant ? Rejoignez nous pour faire partie d'une Association, reconnue d'utilité publique, à taille humaine, dont l'engagement pour accueillir des enfants et accompagner leurs familles, dans le cadre de la protection de l'Enfance, est sa raison d'être.
Venez participer à la dynamique de projets d'un des services de l'Association (MECS, SEVA, SAU, SJM, PEAD, VPT, .), en rejoignant 150 professionnels déjà engagés ! toutes les précisions sur notre nouveau site internet .
Le pôle Hébergement recrute un/une secrétaire de Pôle à temps plein, rémunéré sur la base de la CCN 66.
Vous bénéficierez de 30 jours de congés annuels et de 9 jours de congés trimestriels supplémentaires .
Rattaché hiérarchiquement à la Directrice de Pôle, il/elle assure une mission de secrétariat pour les MECS ainsi qu'une mission de référence et d'accueil de proximité du site La Tournelle.
Tâches principales :
* Accueil téléphonique, physique
* Réception, distribution, envoi du courrier
* Assistanat de Direction auprès de la Direction de Pôle
* Actualisation des divers documents (suivi mensuel, fiche repas, feuilles des effectifs, cartes de transports.)
* Rédaction des divers courriers demandés par la direction
* Participation à certaines réunions, à la demande du Directeur
* Gestion des documents : reprographie, classement, diffusion
* Mise à jour des plannings d'accompagnement des jeunes (WE/ SEM/ DVH)
* Mise à jour des plannings de fonctionnement du service (réunion d'équipe, OPP, synthèses, Projet Personnel du jeune
* Mise en place et suivi du dossier du jeune de l'admission à la fin de prise en charge (création du dossier à l'admission, fiche signalétique, mise à jour des informations), classement des documents, mise à jour de l'ensemble des documents, vérification des dates de validité des documents administratifs,
* Suivi du dossier médical du jeune : CMU, envoi des feuilles de soins, suivi date de vaccins (relance au éducateurs)
* Mise en page des différents rapports et envoi aux différentes instances
* Gestion de la base de données des jeunes
* Gestion des fournitures - stock tampon (scolaires, hygiènes)
* Reporting au département via les différents outils mis en place par et pour le département
* Lien avec les établissements scolaires : inscription, suivi de la correspondance, transmission d'informations
* Réception, centralisation des demandes d'admissions : tenue du registre réponse aux services (refus, date d'admission, etc.)
* Remise des documents au nouveau salarié (contrat, documents de mutuelle/prévoyance.)
* Centralisation et transferts des arrêts maladie au siège
* Gestion des candidatures stagiaires.
Compétences requises : secret professionnel, travail en équipe, maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.), qualités rédactionnelles, rigueur et organisation.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 21 271,00€à28 635,00€par an
Avantages:
* Prise en charge du transport quotidien
* Restaurant d'entreprise
Horaires:
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue: 01/08/2025