Pres société
Au sein de la métropole et de la ville d’Orléans, la Direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publiques est composée de plus de 200 agents territoriaux : Policiers Municipaux, Policiers Intercommunaux des transports, Agents de Surveillance de la Voie Publique, agents écoles, Agents des Parcs et Jardins, pôle administratif et Service Communal d’Hygiène et de Santé.
La Direction veille à la sécurité et la tranquillité publiques sur l’ensemble du territoire orléanais, et en lien avec les autres communes d’Orléans Métropole sur des thématiques sécuritaires (coordination, mises en commun…). La Direction travaille en transversalité avec l’ensemble des partenaires institutionnels externes (Préfecture, Gendarmerie, Police Nationale…), et avec l’ensemble des services d’Orléans Métropole et de la ville d’Orléans
Au sein du pôle administratif et sous l’autorité du Directeur de la sécurité et de la tranquillité publiques, et en lien avec l’équipe de la Direction de la DSTP, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Missions
Vos missions :
1/ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
* Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers
* Organiser le classement et l’archivage des dossiers
* Gérer et suivre des demandes d’indulgences
2/ Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Gérer le courrier entrant et sortant
3/ Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre et les élus
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
4/ Suivi et traitement de la réponse aux usagers
* Collecter des éléments de réponse auprès des agents pour les Interventions courantes
5/ Suivi des activités de la direction
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (en lien avec la coordinatrice administrative)
6/ Appui transversal / Missions polyvalentes en lien avec l’assistante de direction
* Former un trinôme entre assistantes de direction
* Participer à la continuité du service en l’absence de l’assistante de direction
7/ Mise à jour/révision des documents protocolaires internes
* Mise à jour des règlements intérieurs des services de la DSTP
* Retravailler le processus de traitement des rapports
8/ Appui à la gestion de l’astreinte des cadres
* En lien avec la coordinatrice administrative, aider à l’astreinte des cadres (retours de permanences hebdomadaire)
9/ Renforcer le suivi des conventions avec la coordination des politiques de sécurité
Spécificités du poste
Formation de niveau L3
Durée de l’apprentissage : 1 an
Temps de travail : 35h/semaine
Lieu : Police Municipale Hôtel Groslot, 1 place de l’Etape 45000 Orléans
Compétences techniques attendues
- Techniques de secrétariat
- Procédure du service
- Procédure administrative
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Fonctionnement de la suite office et des logiciels Maarch, Ixbus
Pourquoi nous rejoindre ?
Avantages de la collectivité :
* Avantages internes et du CNAS
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
Savoirs être
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité
- Travail en équipe
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