La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Rattaché-e au service moyens des élu-es au sein de la Direction de la vie institutionnelle, le-a gestionnaire administrati-ve et financier-ère en charge des moyens des élu-es gère le volet administratif et financier des moyens mis à disposition des élu-es dans l’exercice de leur mandat. Il-elle gère principalement la rédaction des actes administratifs (délibérations, arrêtés) relatifs à l’exercice du mandat, ainsi que le volet budgétaire et comptable, sous la supervision du-de la Chef-fe de service.
1. Gestion administrative des délégations des élu-es et des agent-es
* Sous la supervision du-de la Chef-fe de service, rédaction et suivi des arrêtés de délégation de fonctions et de signature, des élu-es, de la direction générale, des directeur-rices et chef-fes de service ;
* Mise à jour de ces délégations en fonction de l’évolution de l’organigramme, de la réglementation et des empêchements ;
* Tenue d’un registre des délégations.
2. Gestion administrative des représentations élu-es dans les instances et organismes partenaires
* Sous la supervision du-de la Chef-fe de service, rédaction, suivi et mise à jour des délibérations de désignations (environ 300) des élu-es auprès des instances et organismes partenaires (ex : écoles, établissements supérieurs, associations, satellites, régies etc.) ;
* Tenue à jour d’un annuaire des représentations avec l’outil dédié ;
* Analyse des statuts des organismes, en lien avec les services gestionnaires et les organismes et mise à jour de l’annuaire des représentations en conséquence ;
* Mise à jour des publications des représentations des élu-es sur les différents supports (dont site intranet et internet)
3. Gestion administrative des conflits d’intérêts
* Enregistrement des déclarations de conflits d’intérêts des élu-es et tenue du registre des déports ;
* Sous la supervision du-de la Chef-fe de service, rédaction des arrêtés de déport ;
* Pour chaque Conseil municipal, analyser les délibérations inscrites à l’ordre du jour et recenser les conflits d’intérêts des élu-es, puis les transmettre au service Assemblée pour l’organisation des déports.
4. Suivi des indemnités et présences des élu-es dans les instances :
* Tenue d’un tableau de suivi puis publication des indemnités des élu-es sur le site internet de la ville ;
* Comptabilisation des présences des élu-es dans de différentes instances internes et externes, conformément au règlement intérieur du conseil municipal. Tenue d’un tableau de suivi ;
* A l’issue de la période de référence, rédiger les courriers relatifs à la ponction des indemnités pour les élu-es ne justifiant pas des présences minimales aux instances (courrier de mise en demeure, courrier final, lien avec la DRH)
5. Suivi des demandes de protection fonctionnelle des élu-es
* Enregistrer les demandes, rédiger les accusés réception, assurer le lien avec le service Assemblée pour envoi au contrôle de légalité
6. Gestion comptable des budgets des groupes d’élu-es et de la DVI
* Sous la supervision du-de la chef-fe de service, préparation et rédaction de la délibération d’adoption des budgets RH et de fonctionnement des groupes.
* Calculer les enveloppes globales, RH et de fonctionnement, des budgets des groupes. Calculer les enveloppes des groupes selon la clé de répartition définie par le conseil municipal. Tenir des tableaux de suivi ;
* Assurer la gestion comptable de ces budgets via le logiciel Grand Angle : centraliser les demandes, instruire les devis, saisir les engagements, constater les factures…
* Assurer la gestion comptable du budget de la DVI : préparation budgétaire (BP, DM) et exécution du budget (devis, engagement, factures)
Savoir faire :
* Gérer des moyens budgétaires (comptables) et administratifs
* Rédiger des actes administratifs complexes.
* Travailler en transversalité avec les services supports et les élu-es.
* Maîtriser les outils informatiques, bureautiques et logiciels métier (Libre office, Calc, Outlook, Grand-angle, portail décisionnel)
* Savoir s’organiser et s’adapter
Savoir être :
* Sens aigu de la discrétion, de la loyauté et de la neutralité politique.
* Capacité d’écoute, de dialogue et de diplomatie.
* Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
* Réactivité et capacité d’adaptation aux priorités institutionnelles.
Connaissances/technicités attendues :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles liées à l’exercice des mandats électifs.
* Connaissances en gestion budgétaire et administrative.
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
* Temps de travail hebdomadaire :
o 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
o 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
* Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
* Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
* Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
* Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
* Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
* Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
* Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
* Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
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