Basé(e) à l'agence de Vitrolles l'Assistant(e) d'Agence assure un rôle clé en facilitant le bon fonctionnement de l'agence et en veillant à une communication fluide entre les différents services internes et externes.
Vos principales missions seront les suivantes :
Gestion administrative de l'agence :
* Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
* Prendre en charge les appels téléphoniques : dispatcher, prendre les messages, apporter un premier niveau d'information
* Collecter les documents nécessaires à la constitution des dossiers d'appel d'offres
* Organiser et mettre à jour les outils de gestion et de suivi d'activité
* Établir les factures installations quotidiennement, suivre leur règlement et effectuer les relances
* Suivre les bons de commande et les dépenses budgétaires
* Assurer le traitement du courrier
* Tenir les tableaux de bord
* Organiser les déplacements de l'agence (réservations transport, hébergements)
* Réserver les salles et équipements pour les réunions
* Commander et suivre les stocks de fournitures de bureau
* Gérer le planning des techniciens
* Animer la synergie avec la secrétaire SAV
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers
* Appliquer les procédures internes
Relations clients :
* Maintenir un bon niveau de relation avec les clients
* Être réactif(ve) à leurs demandes
* Avoir le sens du service rendu
* Gestion administrative du personnel agence :
* Collecter et suivre les variables de paie pour transmission au service RH (congés, absences, maladie, accident du travail, formation.)
* Tenir le registre du personnel
* Gérer et contrôler les frais du personnel avant transmission au service RH
Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Votre rigueur, votre sens de l'organisation, ainsi que votre adaptabilité sont des qualités essentielles pour réussir sur ce poste.
Doté d'un excellent relationnel, vous savez faire preuve d'écoute, de diplomatie et de discrétion. Vous êtes reconnu pour votre polyvalence, votre autonomie et votre fiabilité.
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