Descriptif du poste:
La personne recrutée aura pour mission de coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines d'une structure (direction, unité, service...).
Sous la responsabilité du responsable administrative et financière de l'unité, il/elle assure le secrétariat et exécute les actes administratifs courants nécessaires au bon fonctionnement de l'unité. Il/ elle assurera la continuité administrative et financière de l'unité durant les absences du responsable.
Activités principales
* Tenir l'agenda e la direction de l'unité et des différents projets de l'unité
* Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
* Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et reporter à la direction
* Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant les disponibilités budgétaires
* Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi Coordonner les aspects logistiques de la structure
* Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
Activités associées
* Organiser la logistique des réunions, séminaires et manifestations dans le cadre de projets soutenus par l'US14
* Tenir le planning des séminaires et manifestations scientifiques
* Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
* Etablissement et suivi des ordres de missions et des états de frais
* Saisir les commandes des différents projets de l'unité (missions, réservations hôtel, commandes de fournitures) et assurer leurs suivis jusqu'au paiement
* Gestion du secrétariat (courrier, affichage...)
* Prendre les messages téléphoniques et orienter les correspondants
* Organiser le classement, la mise à jour et la conservation des dossiers
* Mettre à jour et diffuser des informations en interne et externe
* Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers
Profil recherché:
Connaissances
· Maîtriser les pratiques et usages de la gestion administrative
· Méthodologie de conduite de projet
· Techniques d'élaboration de documents
· Connaissancesbudgétairesgénérales
· Connaissance générale des ressources humaines
· Maîtriser l'anglais (niveau II requis à l'oral et l'écrit)
· Maîtriser les outils de bureautiques
Savoir-faire
· Planifier et hiérarchiser les tâches à accomplir
· Appliquer les normes de présentations administratives
· Se conformer aux règles de gestion administrative en vigueur dans l'Institut
· Informer et rendre compte
· Organiser et préparer les réunions et colloques
· Maitriser les logiciels bureautiques
· Maitriser un logiciel de gestion financière (idéalement maitrise de ORACLE/SAFIR, formation possible)
· Savoir rédiger et communiquer en français et en anglais
Aptitudes
· Rigueur / polyvalence / Fiabilité
· Discrétion
· Bonne capacité d'organisation
· Esprit d'analyse et de synthèse
· Autonomie
· Qualités relationnelles
· Capacité à travailler en équipe
Experience: Débutant accepté
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les ...
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