Le secrétaire de département assure le bon fonctionnement du secrétariat de scolarité des Départements Hygiène Sécurité Environnement (HSE) et Réseaux et Télécommunication (RT) de l'IUT de Colmar et collabore à la gestion quotidienne des départements en assurant tous les actes de gestion administrative afférents.
Activités principales
- Assurer l'organisation et le suivi de la gestion de la scolarité des étudiants du département
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du département, l'information et l'orientation des usagers des départements (étudiants, enseignants permanents, vacataires ; .)
- Assurer la gestion des vacataires
- Assurer la gestion quotidienne des emplois du temps
- Gérer les conventions de stages et en assurer le suivi administratif
- Organiser et planifier les soutenances de stages et de projets (Saé) ainsi que les différentes réunions et événements du département et en assurer le soutien logistique
Activités associées
- Mettre en œuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents)
- Organiser les déplacements des étudiants et saisir les commandes du département (précommandes) en lien avec le service financier de l'IUT
- Participer aux inscriptions dématérialisées des étudiants en lien avec le service scolarité de l'IUT
- Procéder à l'organisation administrative et matérielle des élections du Conseil de département
Profil recherché
Une expérience dans un service scolarité de l'enseignement supérieur serait appréciée.
Expérience/formation souhaitée en gestion administrative dans un établissement public ou de formation.
CDD 3 mois - possibilité de renouvellement par période d'un an
Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr - rubrique « recrutements/personnels administratifs et techniques/offres d'emploi »
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
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