Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Entreprise dans la construction, maintenance et inspections de Station Service, nous recherchons, au sein de notre agence de Clermont-Ferrand, un/une Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) dans le cadre d'un surcroît d'activité pour la période estivale.

À ce titre, vous serez en charge des missions suivantes :

1/ Mise à jour du parc / client
- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.
- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches récapitulatives matériel.
- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client (Garantie/Contrat/Régie).
- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.

2/ Gestion des demandes et interventions
- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,.).
- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ..).

3/ Secrétariat et suivi administratif
- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.
- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).
- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires.).
- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.
- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.

4/ Sécurité, Qualité & Environnement
- Respecter les procédures et instructions SQE
- Remonter les anomalies et non-conformités rencontrées.
- Participer à l'élaboration et la mise à jour des documents SQE pour l'amélioration du processus.
- Veiller à la sécurité du personnel notamment en respectant la réglementation et les normes sécurité.

Nous recherchons une personne dynamique, souriante, ayant un bon sens du relationnel et une très bonne gestion des conflits.
Poste à pourvoir de suite.

Notre processus de recrutement :
- Un premier échange de 10/15 minutes afin d'apprendre à vous connaitre et échanger sur votre parcours
- Un entretien avec le directeur d'agence ou le manager de votre service afin d'échanger sur les enjeux techniques et vos compétences.