Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
* gouvernance démocratique, économique et financière ;
* paix, stabilité et sécurité ;
* climat, agriculture et développement durable ;
* santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Au sein de l’unité Affaires stratégiques, sous la supervision hiérarchique du-e- responsable de pôle ou de son adjointe, et fonctionnelle du coordinateur d’unité, qui définit, oriente et encadre son rôle au sein des équipes, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, sur la logistique, la gestion budgétaire ainsi que la communication sur un portefeuille défini de projets.
Gestion logistique :
* Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études …) ;
* Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,... ;
* Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité ;
* Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation…;
* Applique les procédures d’achat interne et externe.
Gestion administrative
* Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
* Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques ;
* Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services ;
* Publie les offres d’emploi et d’appels à experts, appuie aux aspects administratifs des recrutements lorsque nécessaire ;
* Appuie à la constitution et l’animation du vivier d’expert, en étroite coordination avec le coordinateur d’unité ;
* Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité interne ;
* Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions, lorsque nécessaire, depuis le siège ou en appui des équipes terrain.
Gestion budgétaire, financière et comptable
* Mène ou appuie à la vérification de la conformité des pièces justificatives de dépenses siège, des justificatifs terrain et/ou partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes ;
* Contribue, lorsque nécessaire, à l'élaboration des rapports financiers auprès des bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture…) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ chargés de projets administratif ;
* Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ chargé.es de projets administratif et financier, le/s responsable.s administratif et financier des projets ;
* Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain ;
* Tient à jour les tableaux de bord existants ;
* Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).
Communication
* Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).
Appui transversal
* Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc…) et du département.
Au sein du groupe AFD, Expertise France, à travers son département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S), entend renforcer son rôle d’acteur de référence français et européen, par la conception et la mise en œuvre de programmes de prévention des risques et de réponses aux menaces pesant sur la sécurité humaine.
Le pôle « Menaces globales » (MG) constitue l’un des quatre pôles du département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. Il a pour objectif de renforcer les capacités des intervenants impliqués dans la lutte contre les menaces transnationales majeures à intervenir au niveau national et en collaboration avec les autres acteurs régionaux et internationaux.
Son unité, intitulée « Affaires Stratégiques », intervient spécifiquement sur les questions de cybersécurité et cyber résilience, et de coopération sur la mise en œuvre des traités de contrôle des armes et des biens à double usage. Le portefeuille - en croissance - porte notamment sur les questions cyber et de menaces hybrides.
Qualification et compétences :
* Diplôme pertinent en assistant financier, assistant comptable, assistant administratif ou équivalent ou Diplôme pertinent en management, événementiel, tourisme ou équivalent
* Maîtrise du pack office (Word, Excel) ;
* Maîtrise du français et de l’anglais ;
* Bonnes capacités rédactionnelles.
Expérience :
* Expérience professionnelle minimum de 2 ans dans des fonctions liées ou sur des tâches équivalentes à celle de la fiche de poste ;
* Une expérience dans le domaine de la gestion logistique ou d’événements serait un atout ;
* Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;
* Une expérience avec des responsables politiques de haut niveau, des ambassades et des organisations internationales serait un atout.
Compétences et qualité recherchées :
* Être méthodique et organisé.e, rigoureux ;
* Anticiper les besoins et difficultés ;
* Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
* Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;
* Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe ;
* Bonne gestion des urgences, réactivité, et capacité à gérer les priorités.
Poste en CDD, basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
* Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
* Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
* Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
* Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
* Une allocation de 10 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
* Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
* Une prime de mobilité de 500 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
* Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
* La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine sous certaines conditions, avec une indemnisation de 25€ par mois, équivalant à 300€ nets de plus par an.
* Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
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