Secrétaire / agent d’accueil – ehpad, h/f

Description de l'entreprise L’EHPAD Cante Cigale, situé au cœur de Vielle-Saint-Girons, à proximité de la côte landaise et de la forêt, accueille 59 résidents dans un établissement à taille humaine. Il dispose d’une unité protégée de 11 places dédiée aux personnes atteintes de troubles cognitifs ainsi que d’un PASA de 12 places, permettant un accompagnement à la journée adapté et structuré. Reconstruit récemment, l’établissement offre un cadre de travail moderne et fonctionnel, équipé d’outils numériques facilitant les transmissions et le suivi des soins. L’organisation s’appuie sur une équipe pluridisciplinaire complète et investie : médecin coordonnateur, infirmière coordinatrice, infirmières, aides-soignantes, AMP, psychologue, ainsi que des intervenants extérieurs. Cette coordination favorise une prise en soins cohérente et sécurisée. Le projet d’établissement repose sur la complémentarité des métiers et la qualité de la relation avec les résidents et leurs familles. Les activités proposées, régulières et diversifiées, participent au maintien de l’autonomie et au bien-être. Travailler à Canté Cigale, c’est intégrer une équipe engagée, dans un environnement naturel privilégié, propice à un accompagnement attentif et durable. Description du poste Dans le cadre d’une vacance de poste, l’EHPAD Cante Cigale recrute un·e secrétaire / agent d’accueil à temps partiel (50 %). La prise de poste est souhaitée à compter du 27 avril 2026, afin de permettre quelques jours de doublure avec l’agent actuellement en poste. Au sein de l’établissement, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des résidents, des familles et des visiteurs. Vous participez aux démarches d’inscription, à l’information des prospects et à l’orientation des interlocuteurs vers les professionnels concernés. Par la qualité de votre accueil et de votre écoute, vous contribuez à instaurer une relation de confiance avec les personnes accueillies et leur entourage. En lien étroit avec la secrétaire à temps plein et l’équipe de direction, vous prenez part à la gestion administrative de l’établissement : suivi des dossiers d’admission, mise à jour des dossiers administratifs des résidents, rédaction de comptes rendus de réunions, gestion des archives et mise à jour des bases de données. Vous intervenez également dans le suivi de certains dossiers administratifs (portails institutionnels, dossiers APL, enregistrements de devis et factures). Le poste implique des échanges réguliers avec les services de la mairie, les fournisseurs et différents partenaires administratifs, ainsi qu’avec les équipes internes de l’établissement. Vous travaillez ainsi au cœur de la coordination administrative et contribuez au bon fonctionnement quotidien du service. Ce que nous vous proposons Poste à temps partiel (50 %) Organisation privilégiée en demi-journées : • du lundi au jeudi : 9h00 – 12h00 • 1 vendredi sur 2 travaillé en journée complète (l’autre vendredi non travaillé) Possibilité d’adaptation ponctuelle de l’organisation selon les besoins du service Journées complètes ponctuelles lors des congés ou absences de la secrétaire à temps plein Salaire à partir de 860 € net Nous recherchons un·e professionnel·le disposant de qualités relationnelles solides et d’une bonne maîtrise des outils bureautiques. Rigueur administrative, sens de l’organisation et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs sont essentiels pour ce poste. Vous êtes attentif·ve à la qualité de l’accueil, respectez le secret professionnel et savez adapter votre communication aux résidents, aux familles et aux professionnels de l’établissement. La connaissance du secteur médico-social ou de l’environnement EHPAD constitue un atout, notamment pour comprendre les démarches administratives et les interlocuteurs institutionnels. Profil recherché En qualité de secrétaire vos principales missions sont : Accueil Accueil physique et téléphonique, orientation si besoin vers l’interlocuteur privilégié au sein de l’équipe. Visites de l’établissement, explications sur le fonctionnement et la tarification. Soutien aux différents intervenants (coiffeur, podologue…). Secrétariat Enregistrement des dossiers d’admission, gestion du suivi et actualisation de la liste. Mise à jour des dossiers administratifs des résidents. Compte rendu des réunions (Conseil de Vie Sociale, réunions d’équipe…). Enregistrement des devis et factures. Enregistrement des données sur différents portails (RESID-ESMS, AGEVAL…). Établissement des dossiers APL auprès des différentes caisses (CAF, MSA). Soutien administratif aux cuisines (menus, étiquettes…). Mise à jour des différentes bases. Retranscription des congés sur la feuille du salarié et signatures (salarié et direction). Gestion des archives. Missions complémentaires Toute autre mission demandée par la hiérarchie dans le cadre des compétences du poste. Salaire : à partir de 860 € net par mois. Durée hebdomadaire : 50 % d’un temps complet. Répartition du temps de travail : Du lundi au jeudi : 9h00 – 12h00 1 vendredi sur 2 travaillé en journée complète (l’autre vendredi en repos) Possibilité d’adaptation ponctuelle de l’organisation (par exemple échange avec le mercredi) Journées complètes possibles lors des congés ou absences de la secrétaire à temps plein. Durée du contrat : CDD 1 an. Équipe de travail : travail en binôme avec la secrétaire à temps plein. Réf: 26e88f68-65b5-4e26-a09f-f119e1ba669b