Description :
LIAISONS HIERARCHIQUES:
* Directrice des instituts de formation
* Adjointe à la directrice
LIAISONS FONCTIONNELLES:
* Cadres de santé
* Documentalistes
* Secrétaires
* Tous partenaires internes et externes
MISSIONS DU POSTE
* Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation
* Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts
ACTIVITES PRINCIPALES
* Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat
* Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts
* Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes
* Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels.
* Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves
* Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses…)
* Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts
* Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des instances : préparation des documents
* Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en l‘absence des collègues
* Participation à l’ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires
* Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
* Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre)
* Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI – IFAS et rapports d’activité
* Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques
* Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi
* Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
* Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet)
ACTIVITES SPECIFIQUES
* Participer à l’accueil des étudiants, élèves et des intervenants.
* Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
* Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau.
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve.
Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES
* Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat
* Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook …)
* Maitrise des techniques de secrétariat
* Utilisation logiciel logifsi
QUALITÉS REQUISES
* Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
* Réactivité, créativité, suggestion.
* Sens de l’organisation et rigueur.
* Disponibilité et sens des relations humaines.
* Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
* Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers).
AUTRES
Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).
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