Secrétaire pédagogique h/f

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix-Rouge française, appelée Croix-Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Ainsi, chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social par la voie de la formation en temps plein dont près de 2000 en apprentissage, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la pré-qualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel).

Toutes ces structures, au coeur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

La direction régionale Grand EST décline son offre de formation auprès de 2000 personnes chaque année en formation diplômante et certifiante : infirmier(e), aide-soignant(e), auxiliaire de puériculture, ambulanciers, secrétaire médical(e) et médico-social(e), et auprès de plus de 1000 professionnels en formation continue : santé et sécurité au travail, sanitaire et social.

Croix-Rouge Compétence Grand EST bénéficie de partenariats de qualité tant avec les pouvoirs publics que les OPCO et les employeurs.

Aujourd'hui, elle recrute pour son site basé à Lunéville un(e) secrétaire pédagogique. Vous serez chargé(e) de :

Partie accueil/secrétariat
- Assurer l'accueil des visiteurs : les recevoir, identifier leurs demandes, les orienter et tracer leur présence au sein de l'établissement ;
- Assurer l'accueil téléphonique : mettre en contact les interlocuteurs ou assurer la transmission des messages et tracer dans le registre des appels ;
- Affranchir le courrier sortant ;
- Assurer l'enregistrement et la distribution du courrier ;
- Mettre à jour le tableau de gestion des demandes à l'accueil ;
- Gérer les besoins en logistique et les fournitures de bureaux
- Participer à la démarche qualité et être support à la responsable qualité notamment au niveau de la gestion documentaire.

Partie gestion des apprenants
- Gérer les dossiers de sélections des candidats ;
- Gérer les inscriptions des étudiants ou stagiaires ;
- Assurer la gestion et le suivi administratif des formations dont elle a la charge ;
- Alerter la direction en cas de pièces manquantes au dossier (documents administratifs, certificats médicaux, vaccination) ;
- Préparer et suivre les éléments nécessaires à la facturation des frais de formation, en lien avec le service comptabilité de l'IRFSS GE ;
- Gérer les diplômes, certificats des étudiants ou stagiaires ;
- Saisir les données nécessaires aux statistiques administratives ;
- Assurer le lien avec les logiciels métiers des différentes filières et avec les organismes payeurs ;
- Gérer les rapports d'activités des formations dont elle a la charge ;
- Réceptionner, contrôler et suivre les absences des apprenants ;
- Editer les listes d'émargement des apprenants ;
- Editer et mettre en ligne les plannings de formation ;
- Exploiter et gérer les plans de travail des apprenants ;
- Réaliser les ouvertures de sessions de formation dans l'outil métier et en assurer le suivi ;