Assistant(e) administratif(tive) h/f

Description du poste

Intitulé du poste

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) H/F

Nature de contrat

Fonctionnaire

Descriptif de l'emploi

Le Conseil Départemental est un collectif d’environ 2000 collaborateurs qui œuvrent quotidiennement au service des Euréliens.

Au sein de la Direction de l'enfance et de la famille, vous serez Assistante administrative au sein du service des placements.

A ce titre, Vos principaux objectifs seront d'assister la Responsable du Placement familial, de l’Adoption et de la Recherche des Origines (CARO) afin de permettre le bon fonctionnement des cellules ainsi que d'assurer la gestion administrative des dossiers relatifs à l’adoption et à la recherche des origines, en collaboration étroite avec la responsable de la cellule Adoption.

Missions

Activité 1 : dossiers spécifiques : la gestion des dossiers adoption : prendre en charge le suivi administratif complet de dossiers

1. Assurer l’organisation des réunions d’informations collectives : (Invitations, réservation de salle, constitution des dossiers remis aux candidats) ;
2. Accuser réception des demandes d’agrément en vue d’adoption : (enregistrer et vérifier les dossiers, saisir les professionnels en charge de leur instruction et notifier l’attribution aux candidats à l’adoption ;
3. Assurer les rendez-vous de lecture des rapports avant la commission.
4. Gérer les confirmations annuelles : réception des courriers, émission des attestations de validité, envoi de questionnaires.
5. Lancer les procédures d’actualisation des dossiers (réception et enregistrement des demandes, transmission aux professionnels, notification des rapports.
6. Traiter les candidatures à l’adoption de pupilles de l’État provenant de candidats hors département., notification des rapports.
7. ·Rédaction des arrêtés de pupilles de l’Etat

Activité 2 : Gestion des dossiers de recherche des origines, en lien avec la psychologue de la cellule adoption/recherche des origines

8. Accuser réception des demandes d’accès au dossier des personnes qui ont été confiées à l’Aide sociale à l’enfance durant leur minorité (enfants pupilles de l’Etat, enfants adoptés ou autres + leurs ayants-droits)
9. Assurer le lien avec les Archives départementales et la cellule juridique pour la consultation des dossiers (réglementation, dérogation…)
10. Préparer les dossiers à consulter (photocopies remise aux intéressés) en lien avec la psychologue
11. Organiser le transfert de dossiers vers d’autres départements si nécessaire.
12. Fournir des justificatifs administratifs (état civil, attestations de placement, exonération d’obligés alimentaires…)

Activité 3 : Gestion de la CESSEC en lien avec la responsable de la cellule

13. Organisation les commissions CESSEC mensuelles (Ordre du jour en lien avec les Inspectrices territoriales et les CUT)
14. Établir le compte-rendu et l’avis rendu pour chaque situation
15. Mise à jour du tableau d’activités.

Activité 4 : accueil/courrier/indicateurs

16. Assurer l’accueil téléphonique de la cellule
17. Traiter le courrier entrant et sortant.
18. Relire les documents transmis pour validation (vérification du fond et de la forme)
19. Rédiger et mettre en page divers documents (notes, courriers, comptes rendus) et concevoir des supports de présentation
20. Mises à jour des données personnelles rattachées aux candidats
21. Mises à jour des indicateurs d’activités des deux cellules

Activité 5 : BDNA

22. Mise à jour des dossiers des candidats à l’adoption en lien avec France Enfance Protégée AFA

Profil recherché

Formation d'assistant administratif. Le candidat devra avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques, de l'orthographe et de la syntaxe.

Aisance relationnelle, diplomatie et discrétion seront nécessaire.

Faire preuve de rigueur et avoir le sens de l'organisation.

Cadre d'emploi

Adjoints administratifs territoriaux