Responsable des services généraux (h/f)

La Fondation de Rothschild recherche pour sa Maison de Retraite et de Gériatrie ainsi que son Unité de Soins de Suite et de Rééducation Gériatrie, située à Paris 12ème, un Responsable des Services Généraux (H/F) dans le cadre d'un CDI à temps plein.


Au cœur du 12ème arrondissement, dans un magnifique parc arboré, la Maison de Retraite et de Gériatrie héberge des personnes âgées dépendantes seules ou en couple.

Dans cet environnement adapté, les médecins gériatres, les infirmiers et aides-soignants ont pour mission d’accompagner au quotidien chaque résident, dans le respect de ses habitudes de vie.


L’unité de soins de suite soigne 60 patients poly pathologiques, âgés de plus de 75 ans, en risque de perte d’autonomie. La prise en charge est réalisée par une équipe médicale et paramédicale.


Positionnement hiérarchique

Rattachement hiérarchique à la Directrice adjointe en charge des finances.


Double rattachement fonctionnel :

- Direction de la Maison de Retraite et de Gériatrie (MRG)

- Direction de l’Unité de Soins de Suite (USS)


Liens fonctionnels :

- Direction des Soins MRG/USS

- Cadres de santé et IDEC

- Pharmaciens

- Directeur Achats Immobilier Travaux de la Fondation

- Responsable Sécurité de la Fondation

- Prestataires et fournisseurs externes


Finalité du poste

Le Responsable des Services Généraux pilote l’ensemble des activités achats, approvisionnements, logistique et lingerie de l’établissement afin de garantir :

- la continuité de service,

- la qualité des prestations,

- la sécurité des personnes et des biens,

- la maîtrise des coûts,

- le respect des normes réglementaires applicables aux établissements sanitaires et médico-sociaux.


Il assure également une coordination fonctionnelle avec le Responsable Maintenance afin de garantir le bon fonctionnement des installations et équipements de l’établissement.


1. Management et pilotage des équipes

Le Responsable des Services Généraux encadre les équipes achats/logistique, magasins et lingerie, et assure une coordination fonctionnelle avec le Responsable Maintenance.


Missions :

- Organiser, coordonner et superviser l’activité des équipes

- Définir les priorités et assurer la continuité de service

- Élaborer et suivre les plannings

- Gérer les absences et anticiper les besoins de remplacement

- Accompagner le développement des compétences

- Identifier les besoins en formation

- Organiser les réunions de service

- Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs

- Réaliser les entretiens annuels et professionnels

- Participer aux recrutements

- Veiller au respect des procédures, règles d’hygiène et consignes de sécurité

- Participer, le cas échéant, aux procédures disciplinaires en lien avec la Direction et les Ressources Humaines


2. Achats et approvisionnements

- Déployer la politique achats en cohérence avec les orientations de la Fondation

- Recueillir et analyser les besoins des services utilisateurs

- Optimiser les coûts dans le respect des exigences de qualité et de continuité d’activité

- Consulter les fournisseurs et analyser les offres

- Participer aux négociations tarifaires et contractuelles

- Assurer le suivi des commandes, livraisons et litiges fournisseurs

- Garantir la disponibilité des produits et consommables nécessaires au fonctionnement des services

- Piloter et fiabiliser la gestion des stocks via les outils informatiques dédiés

- Définir et suivre les seuils d’alerte et niveaux de stock

- Veiller à la traçabilité des flux entrants et sortants

- Participer à l’élaboration et au suivi budgétaire de son périmètre


3. Gestion logistique et magasins

Le Responsable des Services Généraux supervise l’organisation, la sécurisation et le bon fonctionnement des magasins de l’établissement.


Périmètres concernés :

- matériel biomédical

- fournitures administratives

- mobilier

- produits hôteliers et d’entretien

- dispositifs médicaux

- produits d’incontinence

- équipements de protection individuelle

- stocks « grand froid » et « canicule »

- domiciliations des effets personnels des résidents décédés

- archives administratives


Missions :

- Garantir l’organisation et la sécurisation des espaces de stockage

- Veiller à la conformité des conditions de stockage

- Assurer la traçabilité des mouvements de matériels et consommables

- Superviser les inventaires

- Garantir la disponibilité des équipements nécessaires aux soins et à l’hôtellerie

- Veiller au rangement, à la propreté et à la qualité des zones logistiques

- Organiser les flux logistiques internes

- Superviser la gestion des archives et leur destruction réglementaire


4. Logistique des médicaments

En lien avec les pharmaciens, cadres de santé et IDEC, le Responsable des Services Généraux supervise l’organisation logistique liée aux médicaments.


- Organiser les circuits logistiques entre la pharmacie et les unités de soins

- Superviser la gestion des chariots à médicaments

- Garantir la continuité des flux et le respect des procédures

- Veiller au respect des règles d’hygiène, de sécurité et de traçabilité


5. Lingerie et prestations hôtelières

- Superviser l’activité lingerie

- Garantir la qualité des prestations de traitement du linge

- Veiller au respect des protocoles d’hygiène et de prévention du risque infectieux

- Assurer le suivi des dotations linge

- Organiser les circuits linge propre / linge sale

- Participer à l’amélioration continue des prestations hôtelières


6. Supervision de la maintenance et des prestations techniques

Le Responsable des Services Généraux assure la coordination et le suivi des activités de maintenance de l’établissement, en lien avec le Responsable Maintenance, les prestataires techniques et les directions concernées.


- Assurer un suivi global des interventions techniques et des demandes des services

- Coordonner les priorités d’intervention avec le Responsable Maintenance

- Veiller à la continuité de fonctionnement des équipements et installations

- Participer au suivi des prestataires techniques et des contrats de maintenance

- Contribuer au suivi des travaux et interventions techniques en lien avec la Fondation

- Alerter la Direction sur les dysfonctionnements ou situations à risque

- Veiller au respect des obligations réglementaires et des contrôles périodiques

- Participer aux dispositifs de gestion des risques, plans canicule et grand froid

- Contribuer à la sécurité des personnes et des biens


Profil recherché

Formation :

- Bac +3 à Bac +5 en logistique, achats, gestion des services généraux ou management des organisations sanitaires et médico-sociales


Compétences :

- Management d’équipes opérationnelles

- Gestion logistique et gestion des stocks

- Achats et négociation fournisseurs

- Connaissance des règles d’hygiène et sécurité en établissement de santé

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion de stocks


Qualités :

- Sens de l’organisation et des priorités

- Réactivité et capacité d’anticipation

- Rigueur et fiabilité

- Sens du service

- Leadership et qualités relationnelles

- Capacité d’analyse et de reporting


Conditions d’exercice

- Poste à temps plein

- Présence opérationnelle terrain indispensable

- Astreintes possibles selon l’organisation de l’établissement

- Déplacements ponctuels au sein de la Fondation possibles