L’assistant/assistante en gestion administrative assure, auprès de la direction de l'Institut Fresnel, la coordination et la réalisation des activités administratives en lien avec les services gestion financière et RH du laboratoire.
Activités
• Réaliser des activités administratives de suivi et d’analyse des volets financiers et RH du laboratoire
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Accompagner la mise en œuvre de la politique d'achat et des procédures d'appel d'offre
• Accompagner et conseiller les chercheurs dans les actes administratifs et financiers liés à leur activité (missions, conventions, etc) ainsi qu’au montage et suivi des projets
• Préparer les contrats et conventions et accompagner le développement des partenariats
• Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives et suivre l’évolution de la réglementation
• Accompagner la réalisation des aspects logistiques de la structure
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure, les chercheurs, et les partenaires extérieurs
Compétences
Connaissances
• Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
• Environnement et réseaux professionnels
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
• Connaissance générale des ressources humaines
• Techniques de communication
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
• Déléguer et évaluer
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord
• Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques
• Compétences opérationnelles
Contexte de travail
L’Institut Fresnel est composé d’environ 200 personnes (dont 100 personnels permanents chercheurs, enseignant-chercheurs et ITA) et est rattaché à 3 tutelles ; AMU, CNRS, ECM et deux filiales privées : Protisvalor et Centrale Innovation. Il est situé sur le campus de St Jérôme. Les services communs sont composés des services informatique, RH, accueil/logistique, communication, et gestion financière. Le budget annuel de l’unité est de l'ordre de 12 MEUR, dans un contexte de forte activité contractuelle avec des typologies de contrat très variées (internationaux, européens, nationaux, France 2030, …) et un nombre important de recrutements, nationaux et internationaux.
L'agent sera affecté au sein des services communs de l’institut Fresnel, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du laboratoire. L’agent aura pour interlocuteurs directs l’équipe de direction, les services RH et gestion financière du laboratoire, ainsi que les services des 3 tutelles et 2 filiales. L’agent sera en relation avec l'ensemble du personnel du laboratoire, ainsi que les autres collègues des services communs de l'unité. L’agent aura accès aux formations relative à l’exercice de sa fonction et à son évolution.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
L’Institut Fresnel est composé d’environ 200 personnes (dont 100 personnels permanents chercheurs, enseignant-chercheurs et ITA) et est rattaché à 3 tutelles ; AMU, CNRS, ECM et deux filiales privées : Protisvalor et Centrale Innovation. Il est situé sur le campus de St Jérôme. Les services communs sont composés des services informatique, RH, accueil/logistique, communication, et gestion financière. Le budget annuel de l’unité est de l'ordre de 12 MEUR, dans un contexte de forte activité contractuelle avec des typologies de contrat très variées (internationaux, européens, nationaux, France 2030, …) et un nombre important de recrutements, nationaux et internationaux.
L'agent sera affecté au sein des services communs de l’institut Fresnel, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du laboratoire. L’agent aura pour interlocuteurs directs l’équipe de direction, les services RH et gestion financière du laboratoire, ainsi que les services des 3 tutelles et 2 filiales. L’agent sera en relation avec l'ensemble du personnel du laboratoire, ainsi que les autres collègues des services communs de l'unité. L’agent aura accès aux formations relative à l’exercice de sa fonction et à son évolution.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Contraintes et risques
L'Institut Fresnel est Zone à Régime Restrictif (ZRR).
L'Institut Fresnel est Zone à Régime Restrictif (ZRR).
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