Contrat local - assistant.e administratif.ve/ administrative assistant - f/h

CONTRAT LOCAL - ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE/ ADMINISTRATIVE ASSISTANT - F/H

Quel sera votre rôle ?

Le/la chargée de gestion sera le point focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e) de direction de la Directrice Pays.
Il/elle travaillera sous la supervision de la Directrice Pays de l’AFD et du Directeur Pays Adjoint. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.
Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam, mais certaines activités pourront exceptionnellement nécessiter des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.

Activités principales :
Comptabilité et budget
Trésorerie
Gestion des relations avec la banque
Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires
Paiement des fournisseurs et des administrations par virements et chèques
Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale
Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses
Budget
Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale
Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs

Gestion du bureau, gestion immobilière, administration
Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc.
Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer
Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles
Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau
Gestion des archives

Ressources humaines (RH)
Préparation des fiches de paie, déclarations sociales et fiscales
Suivi des congés, arrêts maladie et absences
Vérification et paiement des per diem de mission pour l’équipe
Appui aux recrutements et renouvellements de contrats

Assistant(e) de la Directrice Pays de l’AFD
Planification et gestion du calendrier
Rédaction de correspondances et tâches de secrétariat pour la Directrice
Soutien à l’organisation des missions et réunions de la Directrice

Le poste est à pourvoir dès que possible en mai. Le contrat proposé est un contrat local à durée déterminée de 3 ans.

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ENGLISH VERSION

The Financial Administrator will be the focal point in charge of accountancy and budget of the agency, office and real estate management, human resource and will be the Executive assistant to the Country Director.

He/she will work under the supervision of the AFD Country Director and Deputy Country Director. He/she will work in close relationship with the regional office based in Nairobi.

The position is in AFD Dar Es Salaam Agency. The main part of the assignment will be in Dar Es Salaam but some activities might exceptionally require to travel within or outside the country.

JOB DESCRIPTION

Main activities :
Accountancy and Budget
Treasury
In charge of relationships with the bank
Follow up and filling of mpesa and bank accounts
Payments of suppliers and administrations by transfers and cheques
Accountancy
Following up bills and accounting documents and send them to the regional office
Maintain excel sheet to follow up main expenditures
Budget
Preparation, follow up and reporting on budget of the agency in relation with regional office
Inventories
Physical inventories and follow up purchases of assets

Office management, real estate management, administration
Management of all contracts of the office relating to AFD residences, office, vehicles, insurances, security, office supplies, etc.
Responsible for supervision and maintenance of AFD office and residences with a particular attention to security, good maintenance, and relationships with the various suppliers/enterprises, and landlords for works/maintenance to be done
Prepares and follow up all the processing and renewals of legal documentation (visa, work permits and exemption certificates), purchase of tax free assets concerning the AFD expatriate staff and their families
Preparation of note de services for the good organization of the office
Management of archives

HR
Preparation of payrolls, social and fiscal deductions declarations
Follow up on leaves, sickness and absenteeism
Review and payment of mission per diem for the team
Support for recruitments and renewal of contracts


Assistant to the AFD Country Director
Scheduling and management of planning
Preparation of correspondence and carryout secretarial duties for the AFD Director
Supports the country Director in organizing various missions and meetings

This is not an exhaustive list and the employee will be expected to undertake other duties as may reasonably be required to meet the changing needs of the activity.

Qui recherchons nous ?

Diplôme en administration publique ou en administration des affaires, avec une spécialisation en comptabilité ou en finance ;

Au moins 3 ans d’expérience professionnelle avérée en administration, comptabilité/finance, gestion de bureau au sein d’une organisation reconnue, notamment dans une banque, un cabinet d’audit ou une organisation internationale ;
Langues :
Maîtrise de l’anglais (excellentes compétences en communication, présentation et rédaction) et du swahili ;
La connaissance du français constitue un atout supplémentaire ;
Aptitudes :
Capacité à travailler avec des personnes de différentes opinions, cultures, nationalités, genres et âges ;
Capacité à gérer plusieurs demandes et priorités concurrentes (flexibilité) ;
Maîtrise des logiciels standards de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

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ENGLISH VERSION

Degree in Public or Business Administration majoring in Accounts or Finance;
At least 3 years of proven professional experience in administration, accountability/finance, office management in a reputable organization, in particular in a bank, audit firm or an international organization;
Language :
fluent in English (excellent communication and presentation skills and writing) and Swahili;
knowledge in French as an added advantage;
Ability to work with individuals of different views, culture, nationality, gender and age;
Ability to cope with multiple demands and competing priorities (flexible);
Competence with standard Microsoft Office software (Word, Excel, PowerPoint…).

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Agence Française de Développement (AFD) Group is a French public institution that implements France’s policy in the areas of development and international solidarity. AFD has been operating in Tanzania since 1993 from the Nairobi regional office, then from Dar Es Salaam where it opened an office in 2008, which was transformed into a full-fledged agency in 2018. In 2023, it has established a liaison office in Dodoma. The team comprise 12 staff members. The investment portfolio has grown from around 500 M€ in 2018 to 1,3 bn€ in 2024 mainly in the form of concessional sovereign loans. Initially focused on infrastructures (transport, water, energy), it has started to diversify towards agriculture and environment issues at the request of the government. Le Groupe Agence Française de Développement (AFD) est un établissement public français qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. L'AFD est présente en Tanzanie depuis 1993, d'abord via le bureau régional de Nairobi, puis à Dar Es Salaam, où un bureau a été ouvert en 2008 et transformé en agence à part entière en 2018. En 2023, un bureau de liaison a été établi à Dodoma. L’agence AFD de Dar es Salaam, qui est rattachée à la Direction Régionale d’Afrique de l’Est, compte 12 agents. Le portefeuille actif est passé de 500 M€ en 2018 à 1,3mds€ en 2024 principalement sous forme de prêts souverains concessionnels. L’AFD s’est historiquement concentrée sur le financement du secteur des infrastructures (eau, assainissement, énergie, transport) et a commencé depuis quelques années à diversifier ses activités vers les secteurs de l’agriculture et de la protection de l’environnement.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.