Assistant de direction (f/h) - ufr santé

RESPONSABILITÉS :

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !
Définition de la fonction
Sous la responsabilité du directeur de l'UFR Santé et de la responsable des services administratifs (RSA). Présence au bureau de direction.
Champ des relations
· En interne
- Le directeur et les directeurs adjoints (3 vice-Doyens)
- La responsable administrative
- Tous les personnels de l'UFR (enseignants et administratifs, techniques...)
- Les étudiants
- Les services centraux de l'UFC
· En externe :
- Les services du CHU
- D'autres UFR Santé
- Les services du Ministère de l'Enseignement Supérieur de la Recherche et de l'Innovation
Activité 1 : Assistance de la direction
- Gérer les agendas (rappels RV, recherche N° tél, appels divers...)
- Répondre aux diverses sollicitations téléphoniques, écrites ou par mail et orientation
- Accueillir le public qui souhaite rencontrer ou avoir un RDV avec les membres de la direction
- Suivre le courrier : réception, signature, envoi, suivi des réponses, archivage
- Venir en appui des chefs de services de la composante sur des sujets particuliers, transversaux pour participer avec la direction à la communication et cohésion.
Activité 2 : Gestionnaire de dossiers spécifiques
- Être référent du Conseil de gestion de l'UFR : préparation de l'ordre du jour en lien avec la direction et les services concernés (convocation, émargement, rédaction du PV et des décisions, suivi des décisions, archivage)
- Suivre les conventions de la composante : recueillir les conventions, assurer le suivi avec les services centraux, suivre les signatures, assurer la diffusion et faire le suivi de la mise en œuvre, archivage.
Activité 3 : Appui sur des sujets et projets ponctuels
- Participer à l'organisation des Journées Portes Ouvertes
- Participer à l'organisation des élections au sein de la composante
- Mettre à jour de l'organigramme de la composante
- Faire le lien avec la direction de la communication de l'UFR et mettre à jour le site de la composante.


Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir dès que possible.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !
https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles
- Maitriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point...
- Connaitre l'UFC, ses missions et principaux interlocuteurs
- Savoir rédiger courriers, notes et mails
- Savoir construire et tenir des outils de suivi
Connaissances
- Connaissance des missions de l'enseignement supérieur
- Anglais
- Gestion d'agendas et capacité à gérer les imprévus
Qualités
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur
- Discrétion
- Disponibilité
- Force de proposition