Gestionnaire de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Au sein du service scolarité, l'agent est en relation directe avec les étudiants, les enseignants et les autres agents du service et de l'école. Il a en charge la gestion de la scolarité des 4ème et 5ème années de la spécialité SAGI, et le master SDS. Les missions listées ci- après ne sont pas exhaustives.
Gérer la procédure administrative et la logistique matérielle des recrutements
• Réception, traitement et suivi des dossiers de candidature
• Suivi des dossiers de validation d'études
• Gestion des convocations
• Organisation des entretiens
Assurer les actes de gestion administrative relatifs aux étudiants
• Réception des dossiers d'inscription
• Saisie des inscriptions administratives puis pédagogiques dans APOGEE
• Gestion de la scolarité en tenant compte des différents profils
• Gestion des absences et suivi des dossiers
• Accueillir et répondre aux demandes des étudiants, enseignants ou professionnels
Assurer la gestion des formations
• Réaliser la modélisation des maquettes (modalités de contrôle des connaissances) dans APOGEE
• Élaboration et suivi des emplois du temps dans CELCAT
• Procéder à l'affichage des emplois du temps
• Recueillir les informations et les diffuser (dossier commun)
• Réaliser des trombinoscopes, listes d'émargement...
Gérer les examens et éditer les documents nécessaires
• Organisation des examens, contact des surveillants saisie des notes
• Organisation des délibérations de jurys, convocation des jurys...
• Maquettage et édition des relevés de notes et procès-verbaux dans APOGEE
• Mise en ligne des résultats via l'ENT
• Préparer les éléments relatifs à la diplomation
Appliquer les procédures concernant le service scolarité
• Appliquer les circulaires et les arrêtés en provenance de la Présidence de l'UA
• Assurer le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement du service
• Trier, classer et archiver les documents originaux en fonction des outils de Polytech
• Assurer l'interface entre le Président de jury et l'étudiant le cas échéant (réclamation)
• Réalisation et présentation de divers documents
• Organiser éventuellement des concours
• Participer à la vie de l'école et du service

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Environnement professionnel
• Techniques de présentation écrite et orale
• Techniques du domaine
• Informatique appliquée
Savoir-faire :
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques
• Gérer les relations avec divers interlocuteurs
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité /au domaine
• Savoir rendre compte
Savoir -Être :
• Autonomie/confiance en soi
• Rigueur/ Fiabilité
• Sens relationnel
• Réactivité
• Capacité d'écoute
Compétences particulières :
• Idéalement maitrise de logiciels de scolarité et gestion de salles (APOGEE, CELCAT)
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Poste ouvert aux contractuels, aux titulaires de catégorie C et en mobilité interne
Catégorie/corps :C-ATRF-Adjoint·e technique
Diplôme minimum requis : CAP/BEP
Type de contrat et durée (si contractuel) : CDD de 13 mois jusqu'au 31/01/2027
Rémunération brute mensuelle (si contractuel) : Entre 1802€ et 1817€(selon grille et expérience)
Date de prise de poste souhaitée : 05/01/2026
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 04/12/2025
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations