Assistant du secteur secrétariat particulier et protocole

Assistant du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, Moselle

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grades recherchés : Rédacteur, Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouverture aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire. Un contractuel peut être recruté en attente de recrutement de fonctionnaire. Le contrat ne peut excéder un an, renouvelable jusqu'à 2 ans. Il est possible de recruter une personne sans concours, étant donné que certains grades sont d'entrée de catégorie C.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non


Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du Chef du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, l'assistant est chargé :

1. d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
2. de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur
3. d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier
4. de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet


Missions / conditions d'exercice

Accueil et orientation :

* Accueillir, renseigner et orienter physiquement et téléphoniquement
* Filtrer les appels, transmettre les messages, alerter sur les situations sensibles

Gestion des invitations et représentations :

* Enregistrer invitations (courrier/mail) dans l'outil de suivi
* Solliciter élus, assistants, collaborateurs, services pour la représentation
* Organiser et réserver déplacements

Assistance au protocole :

* Rédiger courriers et listes protocolaires
* Présence lors des événements en appui du chargé de Protocole
* Mettre à jour logiciels, suivre demandes, renseigner services sur l'état des dossiers
* Garantir transmission et circulation des informations
* Mettre à jour la Liste Officielle quotidienne

Appui administratif au Secrétariat Particulier :

* Rédiger courriers et documents administratifs
* Constituer et tenir à jour outils de suivi et bases de données
* Gérer le classement et les archives
* Gérer les fournitures

Gestion des loges sportives : traiter et coordonner les demandes avec les élus, en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet


Profils recherchés

* Aisance rédactionnelle
* Maîtrise du secrétariat et des outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
* Dynamiques, autonomes, rigoureux(se)
* Relations interpersonnelles aisées et capacité d'adaptation
* Discrétion et confidentialité
* Anticipation et gestion de l'urgence
* Flexibilité horaire selon activité
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