Sous la supervision du Responsable HSE/Gestion de site, l'Assistante aura pour mission de soutenir les activités et contribuera au bon fonctionnement des deux services sur l'ensemble des sites de l'établissement. Elle assurera l'interface entre les collaborateurs du bâtiment Horizon et le campus du site Hélios pour répondre aux besoins quotidiens et garantir le bon niveau de services proposés. Elle sera garante de la gestion administrative des services Gestion de site/HSE.
Missions principales :
1. Support administratif et organisationnel :
- Apporter un support au suivi financier des dépenses OPEX ISE TSFG Vélizy et sites satellites
- Traiter les demandes d'achat après validation des devis par le Responsable Gestion de site (utilisation de BlueShop & SAP)
- Suivre les commandes jusqu'à livraison et installation (réception et validation et archivage des factures associées)
- Suivre les indicateurs mis en place et permettant de mesurer les activités de gestion de site
- Effectuer le suivi de dossiers HSE (formations réglementaires, fichier des nouveaux arrivants, renouvellement des plans de prévention...)
- Préparer et organiser les réunions, les audits et les formations liées aux activités des deux services (notamment liées à la CSSCT)
- Être force de proposition pour formaliser les procédures du système documentaire des deux services
2. Interface Gestion de site/HSE :
- Gérer les aspects organisationnels en assurant l'interface avec les occupants de la société (voitures de services, l'archivage, les accès RIE pour les nouveaux arrivants, les casiers avec les autres assistantes...)
- Répondre aux besoins des occupants et assurer le bon niveau de services proposés, selon les besoins exprimés et dans la limite du budget associé et en accord avec le responsable Gestion de site
- Garantir une bonne coordination avec les correspondants du Campus pour mener à bien l'ensemble de ces missions dans le cadre des responsabilités associées au périmètre
- Suivre les opérations de maintenance et les travaux des prestataires associés du bâtiment HORIZON et des locaux de Vélizy, ainsi que sur le site Eqwater d'Issy Les Moulineaux.
- Apporter un support opérationnel gestion de site au correspondant Immobilier du site d'Issy-les-Moulineaux via : o Visite de site 2/mois
Ce poste, basé à VELIZY VILLACOUBLAY est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 2 mois.
La rémunération brute annuelle est comprise entre 35 k€ et 40 k€ selon votre expérience.
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