Responsable administratif et financier du département commande publique (f/h)

Missions principales

Dans un contexte de structuration de la fonction achat, le titulaire du poste participe à la mise en oeuvre d'une politique d'achat.

Sous la responsabilité de la cheffe du département commande publique et de son adjointe et en lien avec les autres agents du département, le-la titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :

A. Contribution à la politique d'achat et pilotage stratégique

* Participer à l'élaboration et à l'actualisation de la stratégie achat de l'établissement dans un contexte de structuration d'un pôle achat ;

Exploiter les données du SI financier afin de :

* Cartographier les dépenses;
* Identifier les segments stratégiques;
* Détecter les risques de saucissonnage ou de non-conformité;
* Identifier les leviers d'optimisation et de mutualisation;
* Produire des tableaux de bord et indicateurs de performance (économies réalisées, taux de recours aux marchés, taux de couverture contractuelle, délais, etc.);
* Animer des revues de dépenses avec les directions opérationnelles;
* Contribuer à la programmation pluriannuelle des achats.

B. Mise en place du contrôle interne des achats

* Formaliser un dispositif de contrôle interne adapté aux achats inférieurs à 60 000 EUR HT;
* Suivi analytique des procédures simplifiées;
* Définition de seuils d'alerte;
* Modèles de traçabilité des consultations;
* Outils d'aide à la mise en concurrence adaptée;
* Élaborer des guides pratiques à destination des opérationnels;
* Mettre en place un système de contrôle a posteriori (échantillonnage, audits internes);
* Sécuriser les pratiques au regard du Code de la commande publique.

C. Suivi des achats auprès des centrales d'achat

* Organiser la récupération systématique des conventions d'adhésion et documents contractuels ;
* Assurer le suivi administratif et financier des marchés passés via les centrales (ex : UGAP ou autres centrales d'achat et groupements de commande) ;
* Mettre en place un outil de suivi consolidé des engagements via les centrales d'achat ;
* Vérifier la conformité des commandes et des rattachements budgétaires ;