Agent administratif et gestion (h/f)

Description du poste :
Relations de travail :
Interne :
Travailler sous la responsabilité de la Direction
En collaboration avec les différents services de l'entreprise.
Externe :
En relation avec le cabinet comptable, les banques, les clients et les fournisseurs
(échanges d'informations administratives et comptables).
Description des activités significatives :
Saisir les données comptables :
- Saisir et contrôler les factures fournisseurs
- Enregistrer les factures clients et les paiements associés
o Le cas échéant, effectuer les relances
- Etablir un état de rapprochement bancaire
- Assurer un suivi de trésorerie
- Préparer les éléments nécessaires aux déclarations fiscales et sociales
- Suivre et comptabiliser les notes de frais
- Assurer le suivi des contrats de maintenance auprès des clients et les
enregistrer
Assurer le suivi administratif du personnel :
- Saisir les relevés d'heures du personnel (heures de travail, absences.)
- Réaliser le suivi des formations des salariés
- Effectuer les formalités liées à l'embauche
- Assurer le suivi de la surveillance médicale auprès du service de santé au
travail
- Contrôler et organiser l'entretien des véhicules, des nacelles et des trousses
de secours de la société
- Solliciter les agences de travail temporaire en fonction des besoins et leur transmettre les heures réalisées Réaliser le secrétariat de l'entreprise : - Emettre et recevoir les appels téléphoniques - Orienter et renseigner le visiteur à l'accueil - Traiter, redistribuer et expédier le courrier ainsi que les mails arrivant sur la boite mail générale - Réceptionner les colis entrants - Effectuer des réservations diverses (Hôtel, taxi, billet de train, plateaux repas .) sur demande - Gérer les achats de fournitures et réaliser les inventaires de stock de fournitures - Reproduire, diffuser, classer et archiver des documents
Description du profil :
Responsabilités exercées et latitude d'action :
Travailler en autonomie au quotidien et recourir au supérieur hiérarchique en cas
d'anomalie constatée
Solliciter l'accord du supérieur pour les démarches administratives et comptables
Respecter les règles et procédures comptables et administratives
Être garant des différentes données renseignées
Respecter les délais impartis pour la réalisation des tâches confiées
Veiller à la confidentialité des données communiquées dans l'emploi
Connaissances professionnelles spécifiques : - Expérience professionnelle de 2 ans dans un domaine similaire - Notions d'anglais souhaitées SAVOIRS ET SAVOIR-FAIRE - Détenir des bases en comptabilité et en gestion - Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) et des logiciels utilisés par la société - Connaitre les techniques de rédaction, les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe - Connaitre les méthodes de classement et d'archivage SAVOIR-ETRE - Être proactif - Adapter son comportement à des interlocuteurs différents - Être rigoureux, méthodique et disponible - Être polyvalent - Faire preuve de réactivité - Savoir gérer des priorités - Avoir la capacité de remonter les informations - Être organisé et autonome
- Avoir une capacité à se former